Definition
Ett beslut ”per capsulam” är en överenskommelse mellan samtliga ledamöterna av ett beslutsorgan att de inte behöver vara närvarande vid ett möte utan beslut fattas istället genom att man skickar ett skriftligt protokoll mellan ledamöterna för godkännande genom undertecknande. Per capsulam-beslut kan även fattas med olika elektroniska hjälpmedel (se Elektronisk underskrift).
Per capsulam-beslutet kallas ibland ”ett möte på papper” (pappersmöte, skrivbordsmöte) och innebär att deltagarna enas om ett protokoll som fastställer skriftliga beslut, snarare än att protokollet är en redogörelse för beslut som fattats muntligen. Per capsulam-beslut har varit en vanligt sätt att hantera möten under pandemitider, men har även fördelen av snabbhet samt kostnads- och miljöbesparingar i situationer som försvårar normalt beslutsfattande.
Exempelvis kan ett per capsulam-beslut äga rum genom att en styrelseordförande ringer upp ledamöterna individuellt, informerar om ärendet och tar reda på hur de röstar i de frågor mötet ska beröra. Därefter skickas underlag och ett protokoll ut för undertecknande av deltagarna. Beslut per capsulam kan också ske genom att ordföranden förbereder ett utkast till protokoll som sedan cirkuleras mellan deltagarna. I ytterligare en variant får deltagarna varsin kopia av protokollet som de undertecknar och returnerar som skilda handlingar som sedan hålls samman i ett dokument. Många gånger kan olika hybridvarianter av möten och per capsulam-beslut utvecklas, exempelvis med möten online och cirkulering av protokoll. Det är dock viktigt att följa de formella kraven vid per capsulam-protokoll (se nedan) om syftet är att fatta denna typ av beslut.
Tänk på
Syftet med styrelser och stämmor är att deltagarna möts och diskuterar besluten som ska fattas. Ju fler som ingår i en beslutande församling desto större är sannolikheten att någon behöver mer information eller diskussion i ett ärende innan ett beslut fattas. Per capsulam-beslut bör därför framförallt ske i undantagsfall. När det är många deltagare och viktiga eller svårlösta frågor kan det vara svårt att få till per capsulam-beslut som tillgodoser deltagarnas behov av information och inflytande. En medlem eller ledamot har alltid rätt att vägra ett per capsulam-beslut och behöver inte ange anledning till detta.
För att klargöra i vilka situationer per capsulam-beslut kan användas och hur styrelsen ska använda möjligheten kan detta beskrivas i Arbetsordning för styrelsen.
Formella krav på per capsulam-protokoll
Det protokoll som cirkuleras bör utformas på ett sätt som tydligt visar att det inte rör sig om ett fysiskt sammanträde utan om per capsulam-beslut. Istället för datum för möte anges ett datum för de beslut protokollet gäller eller en tidsperiod då underskrifter ska ske. Bolagsverket accepterar som beslutsdatum det datum som anges i protokollet oavsett när samtliga deltagare undertecknat (tidigare räknades datumet för den senaste påskrivande deltagaren som datumet för besluten). Mötets natur kan även göras tydligt med att mötet inte ägt rum genom att ledamöterna inte är ”närvarande” utan ”deltagande” i beslutet. De olika funktionärerna vid möten - ordförande, protokollförare och justerare - behöver inte heller väljas.
Per capsulam-beslut kan bland annat användas vid bolagsstämmor och styrelsemöten. En grundläggande förutsättning för att denna beslutsform ska kunna användas är samtliga deltagande beslutsfattares godkännande. Beträffande bolagstämmor får reglerna rörande kallelse och proceduren i aktiebolagslagens 7:e kapitel om bolagsstämmor frångås om samtliga aktieägare samtycker till det (Samtyckesprincipen). En aktieägares rätt att delta i beslut på bolagsstämma är stadgad i aktiebolagslagen. Ett styrelsebeslut per capsulam förutsätter att alla styrelseledamöter och verkställande direktör godkänner förfarandet eftersom dessa parter alltid kan begära att ett fysiskt styrelsemöte hålls.
Följande punkter är god sed för per capsulam-beslut:
Det ska framgå av protokollet att besluten har tagits per capsulam (det vill säga utan sammanträde på vanligt sätt).
Alla beslutsfattare (styrelseledamöter eller aktieägare) måste vara överens om detta sätt att besluta, det vill säga att beslut skett per capsulam.
Alla beslutsfattare ska skriva under protokollet.
Datum (när beslutet tagits) ska framgå av protokollet.
Ordförande, protokollförare och justerare behöver inte väljas.
I kölvattnet av Bolagsverkets nya direktiv 2024 att stärka sitt brottsförebyggande arbete har myndigheten ändrat sina rutiner för registrering av per capsulam-beslut på bolagsstämma.
Bolagsverket har utvecklat följande principer:
Om aktieägare företräds av ombud vid bolagsstämma så ska fullmakter skickas med vid registrering av ärendet.
Antalet aktieägare utgör troligen inte ett registreringshinder (myndigheten ville först begränsa till bolag med tre ägare, men drog tillbaka tolkningen efter kritik från bolagsrättsligt håll). Det kvarstår dock en osäkerhet kring hur bolag med stort antal aktieägare hanteras.
Besluten ska vara av enklare beskaffenhet (bland annat anser myndigheten att nyemissioner och förändring av styrelsen inte vara av enklare beskaffenhet). Även denna tolkning har svagt stöd i aktiebolagslagen.
Till del har myndighetens förhållningssätt stått i strid mot den etablerade tolkningen av samtyckesprincipen. Det finns dock anledning att vara vaksam vid per capsulam-beslut, särskilt vid bolagsstämmor.