Lag
När en anställd fyller år kan arbetsgivaren uppvakta med en gåva. Regler för vid vilka tillfällen och hur de ska behandlas skattemässigt finns i inkomstskattelag (1999:1229).
Minnesgåva
När en anställd fyller 50 eller 60 år kan arbetsgivaren ge en gåva till den anställde i form av en minnesgåva. Värdet på minnesgåvan får inte överstiga 15 000 kronor inklusive moms för att gåvan ska vara skattefri. Beloppet är ett gränsvärde vilket innebär att om värdet överskrids ska hela beloppet tas upp som en skattepliktig förmån.
Arbetsgivaren kan ge en minnesgåva vid födelsedag vid endast ett tillfälle, antingen 50- eller 60-årsdagen. Ges en gåva vid fler tillfällen blir gåvan en skattepliktig förmån.
Övriga gåvor
Vid andra födelsedagar kan arbetsgivaren uppvakta med en gåva av mer symboliskt värde, t.ex. blombukett och tårta. En sådan enklare form av uppvaktning kan, enligt Skatteverket, betraktas som en personalvårdsförmån och är därför skattefri.
En större gåva vid födelsedagar som inte avser 50- eller 60-årsdsag är en skattepliktig förmån och ska värderas till marknadsvärde, d.v.s. det pris man kan köpa gåvan för.
Presentkort
I inkomstskattelagen anges tydligt att gåvan inte får ges i form av kontanta pengar. Däremot har Skatteverket blivit liberalare när det gäller presentkort. Om presentkortet inte kan bytas mot kontanta pengar är det skattefritt.
Om gåvan ges i form av en resa måste resan betalas av arbetsgivaren direkt till researrangören. Om gåvan ges i form av kontanta pengar till en resa är det en skattepliktig ersättning och betraktas som kontant lön.
Ledighet
I kollektivavtal finns bestämmelser om permissionsledighet vid olika tillfällen. I regler om permission finns angivet att en anställd har rätt till ledighet på sin 50-årsdag. Ibland vill den anställde utnyttja rätten till ledighet en annan dag än födelsedagen, exempelvis om födelsedagen infaller på en lördag eller söndag. Reglerna anger dock ledighet endast själva födelsedagen. Självklart kan arbetsgivaren bevilja annan ledighetsdag eller ledighet vid annan födelsedag, men då är det lokala bestämmelser för respektive företag.
Beskattning
Om ett skattepliktigt belopp uppstår ska värdet behandlas som en skattepliktig förmån. Värdet ökar den anställdes skatteberäkningsunderlag och den skatt som dras från den anställdes bruttolön ökar.
Värdet redovisas som övrig förmån i arbetsgivardeklarationen på individnivå.