Löpande bokföring
En pappershandling som innefattar en verifikation får enligt 7 kap. 3 § BFL i vissa fall tillfälligt förvaras utomlands. För detta krävs särskilda skäl.
Enligt BFNAR 2013:2 punkt 8.5 finns särskilda skäl enligt BFL om en pappershandling som innefattar en verifikation behövs för hantering, bearbetning eller bokföring i utlandet.
Om ett företag förvarar en pappershandling med räkenskapsinformation utomlands och överför räkenskapsinformationen med stöd av 7 kap. 6 § BFL, får förstöringen av pappershandlingen ske utomlands. Om räkenskapsinformationen inte överförs ska handlingen återföras till Sverige.
Enligt punkt 8.6 ska en papperhandling som innefattar en verifikation och som behövs för hantering eller bearbetning i utlandet återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands. Behövs handlingen för bokföring i utlandet, ska den återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationen har bokförts är avslutat. Enligt punkt 8.7 får en pappershandling som tillfälligt förvaras utomlands med stöd av punkt 8.5 återföras till Sverige senare än vad som anges i punkt 8.6, dock senast tre månader efter att det fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning, om
handlingen förvaras i ett land inom EU eller ett land med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd enligt 7 kap. 3 a § andra stycket BFL,
det finns uppgift om var handlingen förvaras,
företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till handlingen, och
handlingen vid behov omedelbart kan återföras till Sverige.
Enligt punkt 8.8 ska ett företag som senarelagt bokföringen enligt någon av punkterna 3.6-3.9 och som avser att tillfälligt förvara en pappershandling utomlands i avvaktan på hantering, bearbetning eller bokföring utomlands förvara handlingen i Sverige.
Särskilda skäl enligt 7 kap. 3 § BFL för tillfällig förvaring utomlands av en pappershandling som innefattar en verifikation finns enligt punkt 8.9 om dokumentet behövs för att kunna återkräva skatt eller av annat skäl behöver uppvisas i original.
När en pappershandling förs ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska företaget enligt punkt 8.10 spara en kopia av handlingen i Sverige. Av kopian eller på annat sätt ska det framgå
när originalet skickades,
vart det skickades, och
i vilket syfte det skickades.
En pappershandling som förts ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska enligt punkt 8.11 återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands.
Utöver tillfällig arkivering utomlands av verifikationer finns i 7 kap. 3 a § BFL en bestämmelse om att företag får förvara elektroniska handlingar och hålla utrustningen och systemen tillgängliga i ett annat land inom EU om
platsen för förvaring och varje ändring av denna plats anmäls till Skatteverket eller, när det gäller företag som står under Finansinspektionens tillsyn, till Finansinspektionen,
företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under bevarandetiden, och
företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i en pappershandling.
Bestämmelserna i föregående stycke gäller också förvaring i ett land utanför EU med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd med en räckvidd som är likartad med de som föreskrivs i
- rådets direktiv 76/308/EEG av den 15 mars 1976 om ömsesidigt bistånd för indrivning av fordringar uppkomna till följd av verksamhet som utgör en del av finansieringssystemet för Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket och av jordbruksavgifter och tullar samt med avseende på mervärdeskatt,
- rådets direktiv 77/799/EEG av den 19 december 1977 om ömse-sidigt bistånd av medlemsstaternas behöriga myndigheter på direktbeskattningens område, och
- rådets förordning (EEG) nr 218/92 av den 27 januari 1992 om administrativt samarbete inom området för indirekt beskattning (mervärdesskatt).
Slutligen, om det finns särskilda skäl, får Skatteverket enligt 7 kap. 4 § BFL tillåta att ett företag förvarar elektroniska handlingar utomlands även om förutsättningarna enligt 3 a § inte är uppfyllda. I sådana fall får den utrustning och de system som avses i 2 § andra stycket hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med villkor och begränsas till viss tid. Ett sådant tillstånd ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.