Konferens

Oavsett om det är storslagna utlandsarrangemang med champagne och helikopter, eller vildmarksliv i skogen bakom kontoret, så bottnar en lyckad konferens ofta i två saker: god förberedelse och ordentlig uppföljning.

– I GRUNDEN HANDLAR det om att ta reda på vad man vill åstadkomma.

Det säger Sofi Franzén, grundare och vd på Eventyr som sedan mitten av 1990-talet hjälpt tusentals företagare att besvara just den frågan; vad ska ett event ge?

– Det är viktigt att vara så specifik som möjligt. En avspark med företaget kan till exempel handla om att minska glappet mellan ledare och anställda. Eller att integrera olika ’läger’ inom arbetsplatsen. Eller så har man skurit ned ekonomiskt och vill fundera ut hur man ska klara av att utföra samma uppgifter med knappare resurser.

Hon säger att det bör vara ledningens sak att formulera frågeställningen, identifiera problem och staka ut en färdriktning. Först när problembeskrivningen är klar är det läge att bredda diskussionen, något som alltså kan ske i form av en avspark med alla anställda.

NU ÄR DET LÅNGT IFRÅN alla som har så genomtänkta förberedelser. Vissa företag ordnar avspark för de anställda för att det är något som förväntas.

”Så har vi alltid gjort” resonerar man och satsar mer eller mindre på något med oklart resultat. Då kan det bli slöseri med både tid och pengar.

– Ett genomtänkt arrangemang av den här typen blir både billigare och lättare att genomföra, säger hon.

FÖR VISST KAN skrytevent uppskattas av de anställda, och det behöver inte vara fel. Att äta på finkrog är gott, Hurtigrutten är vacker och det kan vara skönt att byta snöslask mot sol och värme.

Men till syvende och sist vill de allra flesta samtidigt åstadkomma något som ger effekt för verksamheten.

– Trenden de senaste åren har helt klart varit att det handlar mindre om att tävla i lyx, mer om att man får ut något av det i längden, säger Sofi Franzén.

EN ANNAN TREND följer av att intresset för miljö, klimatpåverkan, ekologisk mat och närproducerat brer ut sig i samhället. Det har i hög grad påverkat marknaden för konferenser och företagsevenemang. Alltfler marknadsför sig med olika former av närproducerad mat, egna produkter, genomtänkta miljöstrategier som genomsyrar hela verksamheten eller kreativ atmosfär i en annorlunda miljö. Det kan vara en stark naturupplevelse som Lotsstugan på Höga kusten. Eller en alltigenom ekologisk anläggning som Kerstins Udde. Eller varför inte lite mer urban inspiration bland skådisar och cirkusartister som Subtopia i Stockholms betongförort. Alla tre erbjuder något extra jämfört med traditionella anläggningar.

ATT EN DEL konferensanläggningar och resor lockar med spännande och roliga aktiviteter leder in på ett annat område, nämligen hur konferenser, resor och personalarrangemang ska hanteras i skattehänseende. För det är givetvis så, att ju festligare och mindre nyttobetonat arrangemanget är, desto mer växer Skatteverkets ovilja att sponsra med skatteavdrag. Det är ytterligare en anledning att förbereda en konferens eller kickoff ordentligt.

SKATTEREGLERNA KRING konferenser, kickoffer och andra arrangemang är omfattande. Den första frågan en företagare i regel bör ställa sig är om konferensen är till nytta eller nöje för de anställda. En seriös, kunskapsinriktad konferens kan i regel dras av i sin helhet som en vanlig driftskostnad i företaget. Det omfattar även måltider och övernattningar.

– Ordnar man en konferens ska man se till att den är till nytta för företaget och att personalen lär sig saker som ger ett mervärde tillbaka till företagets verksamhet, säger Ingvar Håkansson som är rättslig expert vid Skatteverket.

VID EN KONFERENS är det okej att viss tid ägnas åt nöje eller avkoppling, men inslagen av rekreationen får inte överväga. Gränsdragningen mellan nytta och nöje leder inte sällan till att resor blir rättssak. Under de senaste åren finns en rad exempel, där slutsatsen ofta varit att nöje och rekreation varit för dominerande för att hela kostnaden skulle kunna dras av som driftskostnad.

– Följden är att det i stället blir en lönekostnad för företaget som därmed också måste betala sociala avgifter på förmånsbeloppet. Och så får ju företagaren och de anställda ta upp det som en skattepliktig förmån, säger Ingvar Håkansson.

NÄR SKATTEVERKET bedömer om en konferensresa är skattepliktig eller inte gäller alltså att den ska vara till nytta för företaget. Enligt en dom från början av åttiotalet (RÅ 1983 1:78) innebär det att substansen i en konferens ska kunna kopplas till företagets verksamhet och att resultatet, alltså de kunskaper som deltagarna får, tillför ekonomisk betydelse till företaget. Översatt i tid är tumregeln att konferensen ska omfatta minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka och att inslaget av rekreation och nöje inte får vara för stort.

Är i stället konferensinslagen begränsade och nöjesinslagen dominerande, handlar det om representation, där avdragen är begränsade. Då finns en rätt att dra av kostnader för mat, lokalhyra, musikunderhållning med mera till ett skäligt belopp. Som ”skäligt” betraktas högst 90 kronor plus moms för måltider per anställd plus ytterligare 180 kronor per anställd för kringkostnader, som lokalhyra, musik med mera och max två personalfester per år. De här avdragen får dock bara göra så länge som den interna representationen inte bara är sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art.

Utgifter för representation får bara dras av om de har omedelbart samband med verksamheten, vilket får bedömas genom att titta på vem som deltar, var aktiviteten äger rum och vad det är för typ av aktivitet. Vissa typer av arrangemang betecknas enligt Skatteverket som typiska för att omedelbart sammanhang ska föreligga – till exempel jubileer, invigningar eller demonstrationer. Tvärtom är det med personliga högtidsdagar, så huvudregeln är att inte dra av femtioårskalaset på firman.

REPRESENTATION FÅR INTE förväxlas med personlig gästfrihet. Ett aktuellt exempel var hur en företagare i Göteborg upprepade gånger bjöd delägarna i ett dotterbolag på kick-off, Finlandsfärja och andra aktiviteter varefter han ville dra av kostnaderna som representation i deklarationen. Både Skatteverket och domstolarna ansåg att det huvudsakliga ändamålet med aktiviteterna hade varit rekreation och att de inte kunde knytas till bolagets verksamhet. I stället för att dras av som representation skulle kostnaderna betraktas som utslag av företagarens personliga gästfrihet som inte kunde dras av i skattedeklarationen. (Kammarrätten i Göteborg, 19 mars 2013, 5722–12, 5723–12, 5727–5729–12).

I det sista fallet var det samma personer som upprepade gånger var inbjudna. Alltså, ju oftare samma personer umgås i representationssammanhang, desto större privat karaktär får mötena och därmed minskar sannolikheten att kostnaderna är avdragsgilla i verksamheten.

Lisa Bergman