Så lyckas du med outsourcing

Outsourcing var länge förknippat med kostnadsbesparingar. Nu ligger fokus även på flexibilitet, kvalitet och tillväxt. Men för att outsourcingen inte ska bli dyr och omständlig är det viktigt att göra rätt från början.

Traditionellt förknippas outsourcing med globala storföretag som lägger ut produktion i låglöneländer i Asien eller Östeuropa för att spara pengar. Men det är inte bara storbolag som kan ha glädje av outsourcing.

För mindre och medelstora bolag handlar det främst om att lägga ut olika administrativa funktioner på en byrå.

– Vi ser en tydlig trend att allt fler mindre bolag väljer att lägga ut hela eller delar av ekonomifunktionen till en byrå, säger Markus Jonsson, partner på Deloitte och outsourcingexpert.

Enligt Markus Jonsson är det framför allt relativt homogena processer som lönehantering, bokföring, leverantörsfakturaflöden och fakturering som läggs ut. Kostnadsbesparingar, högre kvalitet, flexibilitet – och därmed ökad konkurrenskraft – är vanliga motiv för att outsourca.

– I dag pratar man mycket mer om kvalitet än tidigare. Kunderna söker ofta stöd för en viss funktion som till exempel lönehantering eftersom de vill komma åt best practice direkt, säger han.

Allt fler kunder vill att byråerna ska arbeta i deras egna system, i stället för i leverantörens. Webbaserade program, så kallade molntjänster, har öppnat för den möjligheten.

– Fördelen för kunderna är att de får ökad flexibilitet. Det är enklare och innebär att man inte behöver skicka filer. Dessutom äger de sin databas och kan enkelt byta leverantör. Dock är det viktigt att företagen får garantier på att den molnbaserade tjänst de använder verkligen är säker, Markus Jonsson.

Hur gör man för att lägga grunden för bra, effektiv och säker outsourcing? Att bara slå en byrå en signal och säga att du vill ha hjälp med ekonomin är lika fel som att be en takfirma att fixa ditt tak utan att specificera om det ska vara tegel- eller betongpannor. Redan från början gäller det att vara tydlig.

– Definiera vad ditt företag vill ha hjälp med, ta in offerter och utvärdera dem. När verksamheten rullar på är det viktigt att du som kund har kompetens att löpande följa upp den outsourcade verksamheten, säger Ronny Erhardsson, affärsområdeschef för redovisning och outsourcingexpert på Mazars.

Att definiera processen innebär helt enkelt att du tydligt skriver ned vad ditt företag vill att byrån ska göra och skilja det från vad som ska hanteras internt. Ronny Erhardsson råder företag att ta in minst tre offerter och träffa företagen öga mot öga.

– Samtalen med leverantörerna är mycket viktiga. Här får man en känsla av om leverantören är kompetent och att personkemin stämmer. Just personkemin är viktigare än många anar eftersom outsourcing är ett långsiktigt samarbete, säger Ronny Erhardsson.

Under samtalen råder Ronny Erhardsson företag att be byrån beskriva vad som ingår i uppdraget och vad du som kund förväntas sköta. Allt för att spelreglerna ska bli så klara som möjligt. I lönesammanhang kan företaget till exempel ansvara för att skicka underlag om sjukfrånvaro till byrån. Parterna bör även komma överens om var tjänsterna ska utföras. Passa även på att ställa byrån mot väggen genom att ställa frågor som: hur agerar ni om ni betalar ut lönen för sent? Hur ser era rutiner ut om ni har fyllt i momsdeklarationen felaktigt?

– En erfaren leverantör vet att missöden trots allt kan inträffa. De vet också hur man ska agera för att snabbt åtgärda misstagen. Om de är motvilliga att berätta kan det vara en varningsklocka att lyssna på, säger Ronny Erhardsson och lägger till:

– Be om referenser från andra kunder som har lagt ut liknande uppdrag på byrån. Ring och fråga hur byrån klarar leveranstider och hur väl samarbetet fungerar. Att googla byrån kan också ge bra information.

Så till priset. Här är grundrådet att se till att det verkligen går att jämföra de olika offerterna. Vissa kanske har fast pris, andra tar betalt per verifikat och åter andra tar betalt per timme. Om det är svårt att jämföra tycker Ronny Erhardsson att det är bättre att ta fram ett eget förfrågningsunderlag som byråerna ska fylla i.

När valet av byrå är klart återstår arbetet med att lämna över arbetsuppgifterna till byrån. Om outsourcingen medför att medarbetare kommer att bli uppsagda på grund av till exempel arbetsbrist gäller det att vara försiktig och se till att allt blir rätt från början.

– Det kan vara en känslig period och det är viktigt att följa arbetsrättsliga regler samt att vara rak och tydlig i kommunikationen. Berätta vad outsourcingen innebär och hur det kommer att påverka medarbetarna. Då undviker ni ryktesspridning, säger Ronny Erhardsson.

För att outsourcingen ska utvecklas väl måste bolaget se till att ha den kompetens som krävs för att följa och utvärdera verksamheten. Ett talesätt inom outsourcing är att man får vad man mäter.

– Alltså gäller det att mäta rätt saker. Och vad som ska mätas kan förändras över tid. Det är även viktigt att båda parter, även företagets egna medarbetare, vet vad som gäller och löpande genomför kvalitetsuppföljningar. Det kräver att företaget som outsourcar har den kompetens som krävs för att säkerställa att outsourcingen utvecklas åt rätt håll, säger Ronny Erhardsson.