Områden: Bokföring & redovisning
Datum: 2025-05-27
Dnr: 8-186619-2025
1 Sammanfattning
En asynkron replikering av räkenskapsinformation i form av elektroniska handlingar som först blir förvarade i ett land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) och senast inom 24 timmar därefter i oförändrat skick även förvaras i Sverige kan jämställs med en synkron replikering till Sverige. Enligt Skatteverkets uppfattning behöver i en sådan situation någon anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL inte göras till Skatteverket. Med asynkron replikering avses här en tidsförskjuten kopiering och överföring. Med synkron replikering avses här en överföring till minst två förvaringsplatser vid en och samma tidpunkt.
2 Frågeställning
Frågor har uppkommit om hur bokföringslagens bevaranderegler ska tolkas vid en förvaring av elektroniska handlingar såväl utomlands som i Sverige i samband med en asynkron replikering.
3 Gällande rätt m.m.
Elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), BFL, som huvudregel förvaras i Sverige.
Ett företag får trots det som föreskrivs i 2 § enligt 7 kap. 3 a § BFL under vissa förutsättningar förvara elektroniska handlingar och hålla utrustning och system tillgängliga i ett annat land inom Europeiska unionen eller i ett land utanför Europeiska unionen. En av dessa förutsättningar är att företaget till Skatteverket anmäler platsen för förvaring och varje ändring av denna plats.
Om det föreligger särskilda skäl, får Skatteverket enligt 7 kap. 4 § BFL tillåta att ett företag förvarar elektroniska handlingar utomlands även om förutsättningarna enligt 3 a § inte är uppfyllda.
4 Bedömning
En replikering av elektroniska handlingar sker principiellt på två olika sätt, antingen synkront eller asynkront. En asynkron replikering kan innebära att ett företags elektroniska handlingar initialt förvaras utanför Sverige för att sedan replikeras och därefter bli förvarade även i Sverige. Om replikeringen sker synkront till två eller flera olika länder (inkl. Sverige) är kravet i 7 kap. 2 § BFL om förvaring i Sverige uppfyllt direkt. Om replikeringen sker asynkront och en förvaring i Sverige sker först vid en senare tidpunkt är kravet i 7 kap. 2 § BFL inte uppfyllt direkt. Ett företag ska då antingen anmäla eller ansöka om tillstånd hos Skatteverket enligt 7 kap. 3 a eller 4 §§ BFL.
Vid en asynkron replikering kan tidsaspekten innan en förvaring sker även i Sverige variera från några enstaka sekunder till en betydligt längre tid alternativt att en förvaring i Sverige inte alls sker. I de aktuella frågorna handlar det om en tidsförskjutning på några sekunder eller en tidsförskjutning som i vart fall inte överstiger 24 timmar innan en förvaring sker även i Sverige.
En tillämpning av 7 kap. 2 och 3 a §§ BFL med krav på en anmälan till Skatteverket vid en asynkron replikering från utlandet till Sverige vid en tidsförskjutning som inte överstiger 24 timmar medför en administrativ börda och kostnad för berörda företag. En strikt tillämpning av anmälningskravet i 7 kap. 3 a § BFL, i den här beskrivna situationen, är enligt Skatteverkets uppfattning inte proportionell med hänsyn till den tidsmässigt fördröjda regeluppfyllnaden av huvudregeln om förvaring i Sverige. Ett företag vars elektroniska handlingar blir föremål för en asynkron replikering från ett land inom EES till Sverige uppfyller trots allt kravet i 7 kap. 2 § BFL så fort replikeringen av den elektroniska handlingen i oförändrat skick är gjord. En asynkron replikering från utlandet till Sverige inom här nämnda tidsmässiga fördröjning får därför enligt Skatteverkets uppfattning jämställas med en synkron replikering till Sverige.
Enligt Skatteverkets uppfattning behöver en anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL därför inte göras till Skatteverket om en elektronisk handling först blir föremål för en förvaring i ett annat land inom EES och senast inom 24 timmar därefter i oförändrat skick replikeras för förvaring i Sverige. Detta synsätt gäller endast så länge som förvaringen i Sverige av de elektroniska handlingarna fortsätter. En asynkron replikering till Sverige från ett land som inte omfattas av 7 kap. 3 a § BFL omfattas inte av detta ställningstagande då en förvaring i ett sådant land dessutom förutsätter att kravet på särskilda skäl i 7 kap. 4 § BFL är uppfyllt.