Lösenordsskydda utskrifter, prata inte om känslig information så att andra kan höra och var försiktig om du använder din dator på en offentlig plats.
Mycket handlar om sunt förnuft för att förhindra att information hamnar i fel händer.
Att ha insiderinformation kan jämföras med att ha tillgång till en kristallkula, konstaterar Sigurd Elofsson. Men det behövs inte mycket för att information ska spridas på ett felaktigt sätt och sedan utnyttjas för att göra aktieklipp. För att detta inte ska hända finns regler som styr hur de noterade bolagen ska hantera sin insiderinformation och vad som är insiderinformation.
På det stora hela handlar det om sunt förnuft, betonar författarna till boken Insiderinformation – hantering och kontroll.
– Det här är en fråga som hör hemma inom den interna kontrollen, säger Mattias Falck.
Utöver att ha en fungerande IT-säkerhet och en IT-policy ska man även göra personalen medveten om reglerna kring hantering av insiderinformation. Det kan handla om slutna mötesrum, att aldrig lämna handlingar framme på sitt skrivbord, ha lösenordsskyddade skrivare för hantering av känslig information, tänka sig för när man använder sin dator och e-post på en offentlig plats som tåget eller flyget och att inte prata med andra.
– Någon som råkar höra vad man säger kan dra slutsatser även om man inte har nämnt några företagsnamn eller liknande så man ska vara väldigt vaksam på vad man säger, betonar Sigurd Elofsson.
Men det är inte bara företagets egen personal som kan komma över insiderinformation. Även externa parter kan beröras, både avsiktligt och oavsiktligt. Till dem som avsiktligt kan få ta del av information hör bland annat revisorer, rådgivare och advokater och till dem som oavsiktligt kan få information hör till exempel städare och växtskötare.
– Som noterat bolag är det viktig att försäkra sig om att de parter man kommer i kontakt med verkligen har rutiner för hur insiderinformation ska hanteras och att skriva avtal som innehåller klausuler som behandlar hur insiderinformation ska hanteras. Bolag som har tillgång till lokaler där det kan finnas insiderinformation ska också ha rutiner kring sekretess, säger Fredrik Ljung.
Charlotta Danielsson
Tips
Lösenordsskydda din dator.
Lösenordsskydda skrivaren.
Var försiktig när du använder dator och e-post i en offentlig miljö.
Sprid inte information i sociala medier.
Tänk på att andra kan lägga ihop ett plus ett även om du inte nämner företagsnamn.
Lämna aldrig information framme på ditt skrivbord.
Prata inte öppet med kollegor om känsliga frågor.
Se till att utbilda personalen.
Säkerställ att exempelvis konsulter och revisorer har adekvata rutiner för hantering av insiderinformation.