Inledning
Giva Sverige kvalitetssäkrar ideella organisationer med finansiering från gåvor, bidrag och företagssamarbeten för att säkra etisk, transparent och ansvarsfull styrning och ledning. Vi hjälper våra medlemmar med verktyg för etiskt insamlingsarbete, intern styrning och kontroll, ekonomisk redovisning och effektrapportering. Allt detta samlas i en Kvalitetskod som medlemmar i Giva Sverige följer och vi delar ut märkningen Tryggt givande.
En grundläggande del av Giva Sveriges Kvalitetskod är rapporteringen. I bilaga 1 anges hur efterlevnad och rapporteringen sker. I bilaga 2 anges vilka dokument eller information som ska finnas på webbplatsen.
Kvalitetskodens omfattning
Kvalitetskoden omfattar fyra centrala områden som säkerställer att organisationer bedriver etisk, transparent och ansvarsfull verksamhet:
Etiska riktlinjer för tryggt givande
Riktlinjer för effektmätning och -rapportering
Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3
Riktlinjer för intern styrning och kontroll
Riktlinjerna för intern styrning och kontroll samt årsredovisning enligt K3 utvecklas i en process som värnar oberoende och trovärdighet. Expertgruppen för intern styrning och kontroll samt Redovisningsrådet tar fram förslag, Kommittén för kvalitetssäkring av ideella organisationer beslutar om dem, och slutligen fastställs riktlinjerna av Giva Sveriges styrelse.
Etiska riktlinjer för tryggt givande samt riktlinjer för effektmätning- och rapportering beslutas av föreningsstämman. Föreningsstämman beslutar även vilka delar av Kvalitetskoden som associerade medlemmar har att uppfylla.
Att följa och rapportera enligt Kvalitetskoden
Att följa Kvalitetskoden i sin helhet, samt att en revisor granskar efterlevnaden av Kvalitetskoden, är ett krav för att vara ordinarie medlem i Giva Sverige. Finns synnerliga skäl för avvikelser kan Giva Sveriges styrelse besluta detta. För associerade medlemmar sker rapportering på särskilda delar i Kvalitetskoden enligt nedan. Alla medlemmar följer Etiska riktlinjer för tryggt givande.
Rapportering Ordinarie medlemmar
Att Giva Sveriges medlemmar följer Kvalitetskoden tydliggörs genom uppfyllande av eller rapportering enligt de olika riktlinjerna.
Etiska riktlinjer för tryggt givande utgör de grundläggande etiska principerna för alla medlemmar i Giva Sverige. Det ska vara en integrerad del i verksamheten och ligger till grund för olika riktlinjer och policies inom varje medlemsorganisation.
Effektrapportering (se bilaga) sker årligen utifrån Riktlinjer för effektmätning och - rapportering. Det innebär att effektrapport ska sammanställas varje år, och publiceras på organisationens webbplats. Länken skickas via formulär på Giva Sveriges webbplats senast den 30 september. Kravet på effektrapport är obligatoriskt för ordinarie medlemmar, och avvikelse från det här kravet kan inte beviljas.
Årsredovisning (se bilaga) ska årligen upprättas enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3 och granskas av auktoriserad revisor. Årsredovisningen publiceras på organisationens webbplats. Länk till årsredovisningen skickas via formulär på Giva Sveriges webbplats senast den 30 september varje år.
Rapportering enligt Riktlinjer för intern styrning och kontroll (se bilaga) sker vartannat år, med start senast den 30 september året efter att medlemskap i Giva Sverige beviljats organisationen. Rapportering omfattar en redogörelse från organisationen för hur kraven följs samt att auktoriserad revisor granskar enligt Instruktion för oberoende revisors granskning. Redogörelse och revisors rapport skickas via formulär på Giva Sveriges webbplats, senast den 30 september.
Differentierade krav – Ordinarie medlem
Riktlinjerna för intern styrning och kontroll är delvis differentierade efter organisationers storlek för att beakta både förväntningar på och förutsättningar för vissa formella styrprocesser. Indelningen är gjord i två nivåer och baserar sig på organisationen totala verksamhetsintäkter beräknade som ett genomsnitt för de två senaste räkenskapsåren.
Totala verksamhetsintäkter | |
|---|---|
Nivå 1 | <20 mkr |
Nivå 2 | >20 mkr |
Rapportering Associerade medlemmar
Instegsmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:
Riktlinjer för effektmätning och -rapportering
Urval av krav från Riktlinjer för intern styrning och kontroll (specificerat nedan i bilaga 1)
Ekonomisk redovisning godkänd av auktoriserad revisor eller årsredovisning enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning
Stödmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:
Riktlinjer för effektmätning och -rapportering
Urval av krav från Riktlinjer för intern styrning och kontroll (specificerat nedan i bilaga 1)
Årsredovisning enligt de krav som ställs i aktuell sektor samt separat redovisning för insamlade medel
Avvikelser eller kompletteringar
Eventuell avvikelse eller behov av komplettering anges i samband med rapporteringen senast den 30 september. Underlag för avvikelser eller kompletteringar skickas till Giva Sverige senast den 31 december.
Vid avvikelse från någon del i Kvalitetskoden fattar Giva Sveriges styrelse beslut om avvikelse ska godkännas eller om organisationen måste komplettera sin rapportering. Har komplettering inte skett senast den 31 mars efterföljande år kan styrelsen besluta om uteslutning ur Giva Sverige. Vid ett fåtal avvikelser och/eller kompletteringar behöver inte en ny revisorsrapport genomföras.
Påminnelseavgift
Vid försenad rapportering utgår en påminnelseavgift. Påminnelseavgift träder i kraft från och med den 31 oktober det år då rapportering ska ske, med följande belopp:
Totala intäkter om mindre än 20 miljoner kronor: | 2.500 kr |
Totala intäkter om 20 miljoner kronor eller mer: | 5.000 kr |
Begäran om uppskov
För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse. Detta måste meddelas i god tid före den 30 september.
Klagomålshantering – Etiska rådet för tryggt givande
Den som har synpunkt eller klagomål på medlemsorganisation i Giva Sverige avseende uppfyllande av Giva Sveriges Kvalitetskod kan anmäla det till Etiska rådet för tryggt givande (Givarombudsmannen).
Bilaga 1
G. Rapportering Syftet med följande krav är att säkerställa organisationens transparens och en relevant rapportering riktad till organisationens olika intressenter. | |||
Ordinarie medlem | Instegsmedlem | Stödmedlem | |
G1 | Effektrapport | ||
Organisationen ska årligen upprätta en effektrapport samt fylla i en självdiagnos. Effektrapporten kan vara en del av verksamhetsberättelsen, annan rapport, eller skrivas som separat dokument. Rapporteringen ska utgå från Giva Sveriges Riktlinjer för effektmätning och -rapportering, och det ska tydligt framgå att det handlar om effektrapportering. | |||
Verksamhetsberättelsen eller separat effektrapport ska publiceras på organisationens webbplats. Länken till den skickas via formulär på Giva Sveriges webbplats senast den 30 september varje år. | |||
G2 | Årsredovisning | ||
Organisationen ska årligen upprätta en årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagen och utifrån Giva Sveriges Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3. | Organisationen ska årligen upprätta en årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagen och utifrån Giva Sveriges styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3ELLER ekonomisk redovisning granskad av auktoriserad revisor. | Årsredovisning i enlighet med gällande riktlinjer från granskande instans. | |
Fastställd årsredovisning. Årsredovisningen ska vara publicerad på organisationens webbplats och länken skickas via formulär på Giva Sveriges webbplats så snart årsredovisningen är klar. Dock senast den 30 september varje år. | |||
G3 | Intern kontroll och styrning – redogörelse och revisorsrapport | ||
Senast den 30 september vartannat år ska organisationen rapportera till Giva Sverige att Riktlinjer för intern styrning och kontroll följs. Det sker genom att följande skickas in via formulär på Giva Sveriges webbplats: | |||
|
Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas. |
Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas. | |
För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse. | |||
Försäkran och revisionsrapport eller dokumentation i enlighet med ovanstående krav. | |||
Bilaga 2
Kvalitetskoden ställer krav på att vissa dokument ska finnas på organisationens webbplats. Det gäller följande dokument:
Krav | Dokument | Ordinarie medlem | Instegsmedlem | Stödmedlem |
|---|---|---|---|---|
A1 | Stadgar eller stiftelseurkund | X | X | X |
B3 | Information om och kontaktuppgift till valberedning | X | ||
B4 | Senaste protokoll från högsta beslutande organ (gäller inte stiftelser) | X | ||
B5 | Styrande dokument som beskriver tillsättning av styrelse (gäller endast stiftelser) | X | ||
B7 | Information om styrelsen | X | ||
C6 | Information om ersättning till högste tjänsteperson | X | X | X |
D1 | Styrande dokument som reglerar placering av kapital | X | ||
D4 | Årsredovisning | X | ||
D10 | Styrande dokument som visar hur organisationen arbetar för att motverka oegentligheter. | X | X | X |
D11 | Processbeskrivning för att möjliggöra anonyma anmälningar (gäller endast organisationer på nivå 2) | X | ||
D12 | Styrande dokument som beskriver hantering av klagomål (gäller endast organisationer på nivå 2) | X | ||
F1 | Uppförandekod | X | X | X |
G1 | Effektrapport | X | X | X |
G2 | Årsredovisning | X (enligt riktlinjerna) | X (enligt riktlinjerna eller ekonomisk redovisning granskad av auktoriserad revisor) | X (enligt riktlinjer för relevant sektor) |