RKR R1 Bokföring och arkivering

3 kap. 1 § LKBR

Bokföringsskyldigheten innefattar att

1. löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 3 §,

2. se till att det finns verifikationer enligt 8 § för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 11 §,

3. vid räkenskapsårets utgång avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning, och

4. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 12 § första stycket 1 eller 2.

Lag (2018:597)

Lagtext

Kommentar

En bokföringspost är de uppgifter om t.ex. en ekonomisk händelse som tillförts grund- eller huvudbokföringen. Det innebär att i ett bokföringsprogram är hela registreringen av den ekonomiska händelsen en bokföringspost och vid manuell bokföring hela raden med noteringar i t.ex. ett dagboksblad.

I vissa fall får flera ekonomiska händelser bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, se kapitel 2.

Vilka uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost framgår av kapitel 2, avsnittet Uppgifter i den löpande bokföringen.

I rekommendationen/vägledningen används begreppen presentation i registreringsordning och presentation i systematisk ordning. Begreppen motsvarar vad som också kan benämnas grundbok respektive huvudbok och används eftersom LKBR fokuserar på vad informationen ska visa i stället för att i detalj reglera hur bokföringen ska gå till.

Lagtext

Kommentar

En inbetalning eller en utbetalning som tagits emot respektive betalats ut för annans räkning är en ekonomisk händelse.

I begreppet ekonomisk händelse ligger en begränsning till händelser som omedelbart påverkar kommunens resultat och ställning eller sammansättningen av kommunens förmögenhet. Sådant som inträffat innan den ekonomiska händelsen, t.ex. en order, ska inte bokföras som en ekonomisk händelse. En annan viktig begränsning i begreppet ekonomisk händelse är att den utgörs av åtgärder av ekonomisk innebörd i kommunens relationer med omvärlden.

Uppkomsten av en skuld är en ekonomisk händelse eftersom skulden förändrar storleken på kommunens förmögenhet. Detta gäller även om skulden helt eller delvis är tvistig. Vid uppenbart grundlösa krav som riktas mot kommunen, t.ex. bluffakturor, uppkommer däremot inte någon skuld och därmed inte någon ekonomisk händelse.

En inbetalning som har tagits emot för någon annans räkning, t.ex. vid förvaltning av en individs privata medel, är också en ekonomisk händelse eftersom inbetalningen är en till kommunen riktad åtgärd av ekonomisk innebörd i kommunens relation med omvärlden. För t.ex. borgenärer och inbetalare är det av väsentligt intresse att det av mellanmannens bokföring lätt går att följa och kontrollera sådana transaktioner i efterhand.

Lagtext

Kommentar

Med en vidtagen justering i bokföringen avses t.ex. en bokslutstransaktion eller en rättelse av en bokföringspost, dvs. andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser. Verifikationer behandlas i kapitel 5 och 6.

Lagtext

Kommentar

Räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7 Räkenskapsinformation.

Vad gäller begreppen grundbokföring och huvudbokföring, se under avsnitt 2.4.1 Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

3 kap. 1 § första punkten LKBR

Bokföringsskyldigheten innefattar att

1. Löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 3 §,

Lag (2018:597)

Lagtext

Normerande text

Inom den systematiska ordningen ska registreringsordningen framgå för varje sorteringsbegrepp, t.ex. varje enskilt konto. Använder kommunen flera verifikationsnummerserier, ska registreringsordningen framgå inom varje enskild serie.

Kommentar

I rekommendationen används begreppen presentation i registreringsordning och presentation i systematisk ordning. Begreppen motsvarar vad som också kan benämnas grundbok respektive huvudbok och används för att LKBR fokuserar på vad informationen ska visa i stället för att i detalj reglera hur bokföringen ska gå till.

Den grundläggande innebörden av begreppet löpande bokföra är att bokföringen ska göras på sådant sätt att de ekonomiska händelserna kan presenteras i såväl den ordning posterna har registrerats som i systematisk ordning. Att enbart samla verifikationer, numrera och kontera på verifikationerna uppfyller inte LKBR:s krav på bokföring. Den löpande bokföringen ska göras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

Det är presentationen i registreringsordning och i systematisk ordning som tillsammans ska göra det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Med verksamhetens förlopp avses hur ställning och resultat vid ett visst tillfälle har framkommit, dvs. när de olika ekonomiska händelserna har inträffat och hur de har påverkat verksamhetens ställning och resultat under räkenskapsåret. Om ekonomiska händelser bokförs inom rätt tid och hänförs till rätt redovisningsperiod samt om övriga bestämmelser i kapitel 2 och 3 följs, kan förloppet överblickas.

Ett bokföringssystem kan vara helt datorbaserat, helt manuellt eller en kombination av dessa. I framför allt datorbaserad bokföring är presentationen ofta bara en fråga om på vilket sätt systemet sammanställer de bokförda uppgifterna. För att kunna presentera den ekonomiska händelsen i både registreringsordning och systematisk ordning krävs vanligtvis bara en bokföringsåtgärd. Bokföringen kan också delas upp i två steg, varav det ena möjliggör presentation i registreringsordning och det andra presentation i systematisk ordning. I båda fallen ska systemet kunna ta fram presentationer som var och en omfattar kommunens samtliga bokföringsposter.

Bestämmelsen i 3 kap. 3 § LKBR utesluter inte att kommunen använder sig av delsystem där ekonomiska händelser bokförs i registreringsordning, så länge delsystemen ingår i en samlad systematisk presentation. Delsystemen kan ha olika funktioner som t.ex. kassajournal eller fakturajournal och vara både manuella och datorbaserade. På så sätt kan bokföringen omfatta flera journaler eller listor som var och en presenterar de ekonomiska händelserna i registreringsordning för t.ex. en redovisningsperiod. Kännetecknande är att varje separat delsystem omfattar liknande transaktionstyper. Är bokföringen organiserad kring flera delsystem, ska detta framgå av kommunens systemdokumentation som också ska innehålla en beskrivning av sambanden mellan delsystemen.

Registreringsordning

Registreringsordningen visar i vilken ordning bokföringsposterna tillförts bokföringssystemet och framgår i de flesta fall av verifikationsnummerordningen. Använder kommunen flera verifikationsnummerserier, kommer registreringsordningen att framgå av varje enskild serie för sig.

Det finns inte något krav på att registreringsdagen direkt ska framgå av den löpande bokföringen. I datorbaserad bokföring ska däremot registreringsdagen alltid framgå av behandlingshistoriken.

Redovisningsperiod

En redovisningsperiod omfattar en kalendermånad. För att det ska vara möjligt att överblicka verksamhetens förlopp är det av stor vikt att de ekonomiska händelserna så långt som möjligt hänförs till rätt redovisningsperiod. Det innebär att de ekonomiska händelser som inträffat under t.ex. februari månad ska ingå i presentationen av februari månads löpande bokföring, även om registreringen av bokföringsposterna görs i mars. Om arbetet med redovisningsperioden däremot är avslutat, får senare bokförda ekonomiska händelser och rättelser inte ingå i periodens presentation.

Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens ekonomiska händelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda. Ekonomiska händelser bör i möjligaste mån hänföras till det datum de inträffat. Det ger den bästa överblicken och underlättar också kontrollen av fullständigheten i bokföringsposterna.

Verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken

Varje verifikation ska innehålla ett verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken, se kapitel 5. För att kunna fastställa sambandet mellan bokföringsposten och verifikationen ska verifikationsnumret eller identifieringstecknet även framgå av den löpande bokföringen.

Kontering

Kontering innebär en klassificering av den ekonomiska händelsen. Genom konteringen anges i vilken utsträckning den ekonomiska händelsen ger upphov till en tillgång eller skuld respektive eget kapital, eller är resultatpåverkande. Konteringen gör det möjligt att presentera de ekonomiska händelserna i systematisk ordning. Hur detaljerad klassificeringen av de ekonomiska händelserna behöver vara styrs i hög grad av kraven på precision i den systematiska sammanställningen och skiljer sig därför åt mellan olika kommuner beroende på bl.a. hur verksamheten och bokföringen organiserats.

Normalt klassificeras den ekonomiska händelsen slutgiltigt redan när den bokförs. Vid mervärdesskattepliktig försäljning delas försäljningsbeloppet upp mellan inkomst och utgående mervärdesskatt när försäljningen bokförs. Vid t.ex. varuinköp, accepteras att klassificeringen vid konteringstillfället inte är den slutgiltiga. Vid varuinköp beror klassificeringen på hur kommunen bokför inköp; om varuinköp bokförs som utgift eller som varulager.

I vilka fall konteringen behöver göras på själva verifikationen framgår av kapitel 5.

Normerande text

En ekonomisk händelse i en annan valuta än svenska kronor ska räknas om till svenska kronor enligt avistakursen per dagen för den ekonomiska händelsen. Vid omräkning till svenska kronor får en kommun, i stället för avistakurs, använda

1. en valutakurs som är en approximation av faktiska kurser, om den inte avviker för mycket från en omräkning till avistakurs, eller

2. den valutakurs som ska tillämpas för den ekonomiska händelsen enligt mervärdesskattelagen (2023:200).

En ekonomisk händelse som omfattas av en valutasäkring får räknas om till svenska kronor enligt den kurs som följer av de värderingsregler för säkrade poster som kommunen tillämpar.

Kommentar

I RKR R7 Finansiella tillgångar och finansiella skulder finns upplysning om vilken valutakurs som ska användas vid omräkning.

3 kap. 6 § LKBR

Vid bokföringen ska konton över tillgångar, avsättningar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande överblick och kontroll.

Lag (2018:597)

3 kap. 7 § LKBR

Om en bokförd post rättas, ska det anges när rättelsen har gjorts och vem som har gjort den. Om rättelsen görs genom en särskild rättelsepost, ska det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

Lag (2018:597)

3 kap. 5 § LKBR

I samband med att den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

I fråga om bokföring enligt första stycket ska 4 kap. 4 § om andra grundläggande redovisningsprinciper tillämpas.

Lag (2018:597)

3 kap. 4 § första stycket, andra meningen LKBR

Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske.

Lag (2018:597)

Normerande text

Bokföring av fordringar och skulder får anstå till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits, eller sådan handling enligt god affärssed borde ha utfärdats eller mottagits. Används denna möjlighet till senare bokföring, ska det göras konsekvent under räkenskapsåret samt gälla både utfärdade och mottagna fakturor.

Kommentar

Vid försäljning eller köp av varor eller tjänster inträder skyldigheten att bokföra när det civilrättsligt uppkommit en fordran eller skuld, vilket i allmänhet är när en part fullgjort sin prestation genom leverans. Ofta har parterna vid detta tillfälle inte tillgång till de uppgifter som behövs för att kunna bokföra den ekonomiska händelsen på ett godtagbart sätt. Därför får bokföringen av fordringar och skulder anstå till dess faktura eller motsvarande handlingar har utfärdats eller mottagits eller sådan handling enligt god affärssed borde ha utfärdats eller mottagits. Möjligheten att vänta med bokföringen kan tillämpas av alla och det saknar betydelse om kommunen dessförinnan haft tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra den ekonomiska händelsen.

En faktura anses utfärdad när den skickas från kommunen och mottagen när den kommit till kommunen. Fakturadatum anses sammanfalla med den dag fakturan skickas. Vid vilken tidpunkt en faktura borde ha utfärdats eller mottagits enligt god affärssed bestäms efter praxis för den aktuella typen av ekonomisk händelse, t.ex. branschpraxis eller partsbruk.

Normerande text

Om grundbokföringen sker i ett certifierat kassaregister, behöver huvudbokföring endast ske månatligen.

Kommentar

I detta sammanhang likställs ett certifierat kassaregister enligt 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen (2011:1244) med ett kassaregister med en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i Skatteverkets föreskrifter.

Normalt registreras inte andra uttag ur kassaregistret, t.ex. uttag för insättning på kommunens bankkonto. De kontanta utbetalningar som inte registreras i kassaregistret ska bokföras för presentation i registreringsordning (grundbokföring) enligt huvudregeln i LKBR, dvs. senast påföljande arbetsdag. Det kan t.ex. göras i en kassajournal, se kapitel 2 under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Om verksamheten använder sig av ett certifierat kassaregister som även kan registrera ekonomiska händelser i registreringsordning (grundbokföring) får huvudbokföringen senareläggas.

Normerande text

Vid försäljning från myntautomat får bokföringen av kontanta inbetalningar senareläggas antingen till dagen efter det att automaten tömts eller till dagen efter det att uppgift mottagits från företag som anlitats för att tömma automaten. Myntautomater ska alltid tömmas i nära anslutning till räkenskapsårets utgång.

Normerande text

Bokföring får göras även vid senare tidpunkt, om det finns särskilda skäl av tillfällig natur. Huruvida sådana skäl finns får bedömas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

Bokföringen av en rättelse kan senareläggas enligt ovanstående.

Lagtext

Kommentar

Bokslutstransaktioner är främst periodiseringar av inkomster och utgifter som hänför sig till två eller flera räkenskapsår. Bokslutstransaktioner får senareläggas i enlighet med LKBR 3 kap. 4 § och bestämmelserna i denna rekommendation.

3 kap. 8 § första stycket, första meningen LKBR

För varje ekonomisk händelse ska det finnas en verifikation.

Lag (2019:986)

Lagtext

Kommentar

Mottagna uppgifter ska alltid användas som verifikation. Det gäller även om kommunen bara tar emot någon enstaka uppgift och självt kompletterar med uppgifter så att verifikationen uppfyller LKBR:s krav. Se mer under rubriken Komplettering av uppgifter i en mottagen verifikation.

Om uppgifter tas emot vid flera tillfällen ska både de först mottagna uppgifterna och de nya uppgifterna som tas emot senare användas som verifikation. Ett exempel är om en fakturaspecifikation med uppgifter om den ekonomiska händelsens innebörd lämnas vid ett senare tillfälle än fakturan. Följesedlar, handlingar som utgör underlag för utbetalning av lön eller ersättning till arbetstagare eller andra sammanställningar av uppgifter med liknande funktioner behöver i vissa fall inte ingå i verifikationen.

Även uppgifter som har utväxlats mellan parterna och som successivt har kompletterats innefattas i begreppet mottagna uppgifter. Exempelvis kan en kommun i samband med ett köp ta emot en fil med leverantörens prislista. Filen ligger sedan till grund för köparens beställning, och leverantören använder sig i sin tur också av filen när han bekräftar och fakturerar beställningen. I denna situation kan de uppgifter som köparen hämtar från prislistan för att komplettera verifikationen ingå i denna trots att uppgifterna inte tagits emot i samband med den aktuella ekonomiska händelsen.

I vissa fall tillhandahåller motparten uppgifter som kommunen själv måste ladda ner från motpartens webbplats. Det kan exempelvis vara uppgifter om inbetalningar eller utbetalningar, t.ex. gjorda sms- eller internetbetalningar. Även sådana uppgifter anses som mottagna och ska användas som verifikation.

Normerande text

En komplettering enligt 3 kap. 8 § första stycket LKBR får inte medföra att de tidigare mottagna uppgifterna ändras.

Av verifikationen ska framgå när kompletteringen har gjorts, vem som har gjort kompletteringen och med vilka uppgifter verifikationen har kompletterats.

Kommentar

En kommun som tar emot uppgifter om en ekonomisk händelse bör alltid eftersträva att uppgifterna är kompletta dvs. att verifikationen innehåller de uppgifter som en verifikation ska innehålla. I annat fall ska kommunen komplettera verifikationen med de uppgifter som saknas.

Om de uppgifter som kommunen har tagit emot utifrån är så ofullständiga att de inte har något självständigt innehåll eller bevisvärde, utgörs verifikationen även i det här fallet av de utifrån mottagna uppgifterna, men kommunen ska komplettera verifikationen med uppgifter så att den kan förstås och utgöra bevis om den ekonomiska händelsen.

Normerande text

Om kommunen inte har tagit emot någon uppgift om en ekonomisk händelse, ska kommunen själv sammanställa en verifikation.

Kommentar

Detta ska t.ex. tillämpas om kommunen inte har fått något underlag i samband med ett inköp av en vara eller en tjänst. Andra exempel är när en kommun ska upprätta underlag för andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser, t.ex. bokslutstransaktioner och rättelser av bokföringsposter. I dessa fall finns i allmänhet inga mottagna uppgifter utan kommunen ska upprätta en verifikation.

Verifikationer som kommunen själv sammanställer ska innehålla samtliga uppgifter som LKBR kräver och ska kunna tjäna som bevis för den ekonomiska händelsen.

Normerande text

En följesedel, en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller ersättning till arbetstagare, eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktioner ska ingå i verifikationen endast om

a.

den innehåller obligatoriska uppgifter för en verifikation, och

b.

de obligatoriska uppgifterna inte ersätts av en fullständig sammanställning som innehåller dessa uppgifter. Det kan t.ex. vara en faktura eller ett kvitto.

En följesedel eller motsvarande handling som mottagits som underlag för så kallad självfakturering ska dock alltid ingå i verifikationen.

Kommentar

De handlingar som utgör underlag för en verifikation behöver inte alltid ingå i verifikationen och därmed bli räkenskapsinformation. Det är endast om någon eller några av de uppgifter som en verifikation enligt LKBR ska innehålla inte tas in i verifikationen, t.ex. en faktura, som handlingen ska ingå i verifikationen. I 3 kap. 9 § LKBR anges att en verifikation ska innehålla uppgift om när den sammanställts, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I en gemensam verifikation för ekonomiska händelser som sammanförs i en samlingsfaktura respektive i en gemensam verifikation för automatiskt genererade ekonomiska händelser ska vissa av de i LKBR obligatoriska uppgifterna ersättas med andra uppgifter. Att andra icke-obligatoriska uppgifter i en följesedel utelämnas i fakturan medför inte att följesedeln ska ingå i verifikationen och därmed bli räkenskapsinformation.

Självfakturering innebär att köparen utfärdar faktura för säljarens räkning.

3 kap. 9 § första stycket LKBR

Verifikationen ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall ska verifikationen även innehålla upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.

Lag (2018:597)

Normerande text

Uppgifter om motpart enligt 3 kap. 9 § första stycket LKBR får utelämnas, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed.

Det är förenat med svårighet att låta uppgiften om motpart ingå i en verifikation, om kommunen får betalt direkt i samband med att en vara levereras eller en tjänst utförs, och

a.

kundkretsen i huvudsak är anonym och motparten normalt inte identifieras, eller

b.

kundkretsen i huvudsak inte är anonym, men uppgiften om motpart varken registreras i kommunens kassaregister eller ingår i kommunens kassarapport.

Kommentar

Huvudregeln är att verifikationer ska innehålla alla de uppgifter som anges i 3 kap. 9 § första stycket LKBR. Den uppgift som i vissa fall kan vara svår att känna till är uppgiften om motpart. Så är det normalt vid kontantförsäljning som registreras i ett kassaregister eller ingår i en kassarapport. Det kan också förekomma vid internetförsäljning av tjänster. Ovanstående regel innebär att det endast är uppgiften om motpart som får utelämnas.

Har kommunen uppgiften om motpart, t.ex. om uppgiften finns i ett kundregister, och den registreras i kommunens kassaregister kan det inte anses svårt att låta uppgiften ingå i verifikationen. Uppgiften om motpart kan vara ett kundnummer, om det finns fullständiga uppgifter om kunden i kundregistret.

Lagtext

Normerande text

En serie av verifikationsnummer eller andra identifieringstecken ska vara obruten för en tidsperiod. Serien ska föras i en följd utan att mellanliggande nummer eller tecken hoppas över. Det ska i bokföringssystemet gå att kontrollera att verifikationsserien är obruten.

En kommun får använda flera verifikationsnummerserier, under förutsättning att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning.

Kommentar

Verifikationerna identifieras oftast genom att de förses med nummer i löpande följd i en eller flera serier för varje kommun. Verifikationsnumret ska anges på ett varaktigt sätt.

Att en serie ska vara obruten för en tidsperiod betyder inte att perioden behöver vara bestämd från början. I vissa bokföringsprogram påbörjas en ny serie varje räkenskapsår och i andra löper serien under flera år eller så länge programmet används. Används en verifikationsnummerserie avslutas serien normalt varje räkenskapsår. I bokföringsprogram med flera verifikationsnummerserier är det vanligt att serierna löper över flera år. Kravet innebär att serien som sådan ska vara obruten.

Vid ett årsskifte kan det innebära att serien för t.ex. leverantörsfakturor blir bruten i presentationen i registreringsordning eftersom leverantörsfakturorna hänförs till olika räkenskapsår. Det ska gå att kontrollera att serien är obruten antingen i presentation i registreringsordning eller på annat sätt i bokföringssystemet.

För att få använda flera verifikationsnummerserier krävs att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning. Om förutsättningarna är uppfyllda kan kommunen numrera t.ex. kundfordringar, leverantörsskulder, kontantförsäljning och löner i olika serier.

Ett annat exempel på när kommunen kan använda sig av flera olika verifikationsnummerserier är om kommunen bedriver organisatoriskt eller geografiskt åtskilda verksamheter. Det är i dessa fall möjligt att i respektive verksamhet använda olika serier för samma slags ekonomiska händelser under förutsättning att serierna utan svårighet kan hänföras till de olika verksamheterna utan att sammanblandas.

Av kommunens systemdokumentation ska det dels framgå hur verifikationer identifieras, dels finnas en beskrivning av kommunens verifieringskedjor.

I kapitel 2 anges under vilka förutsättningar flera verifikationer får bokföras i sammandrag. De verifikationer som ingår i bokföringsposten får ges samma verifikationsnummer. Ytterligare numrering eller annan identifiering kan behövas för att det utan svårighet ska gå att klarlägga vilka verifikationer som ingår i bokföringsposten.

Normerande text

Kontering ska göras på verifikationen, om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten.

Kommentar

Kontering på verifikation innebär att det på verifikationen anges på vilka konton den ekonomiska händelsen ska bokföras. Om sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten ändå kan säkerställas är det tillräckligt att konteringen framgår av bokföringsposten. Det finns alltså inte något generellt krav att kontering ska göras på verifikationen.

Genom konteringen klassificeras den ekonomiska händelsen, dvs. det anges om den ekonomiska händelsen ger upphov till en tillgång, skuld, förändring inom eget kapital eller är resultatpåverkande. Klassificeringen kan vara av olika detaljeringsgrad och styrs i hög grad av kraven på precision i den systematiska sammanställningen, se kapitel 2.

Kontering görs i allmänhet genom att kontonumret anges. Hur detaljerad kontoangivelsen på själva verifikationen ska vara får bedömas från fall till fall.

3 kap. 8 § första stycket, tredje meningen LKBR

Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen i stället grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

Flera likartade ekonomiska händelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation.

Lag (2019:986)

3 kap. 10 § LKBR

Om en verifikation rättas, ska det anges när rättelsen har gjorts och vem som har gjort den.

Lag (2018:597)

3 kap. 8 § andra stycket LKBR

Lag (2019:986)

Normerande text

Likartade ekonomiska händelser som får dokumenteras genom en gemensam verifikation är

a.

återkommande ekonomiska händelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser en period om högst en månad,

b.

ekonomiska händelser som genereras automatiskt, eller

c.

andra likartade ekonomiska händelser hänförliga till en och samma dag, som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra.

För att kommunen ska få använda en gemensam verifikation vid likartade ekonomiska händelser krävs det att kommunen har ett system för intern kontroll av levererade varor och utförda tjänster.

Kommentar

Exempel på återkommande ekonomiska händelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura är tjänster, t.ex. hemtjänst, som utförs återkommande och faktureras för en viss period. I dessa fall får säljaren använda samlingsfakturan som gemensam verifikation.

Bestämmelsen kan även tillämpas av köparen, vilket innebär att en samlingsfaktura får användas som gemensam verifikation av köparen under förutsättning att det rör sig om likartade ekonomiska händelser för denne. Om t.ex. ett bageri levererar bröd varje dag till en kommun och sammanför dessa leveranser i en samlingsfaktura, är de ekonomiska händelserna likartade för såväl säljaren som köparen och samlingsfakturan kan användas som gemensam verifikation av båda parter.

Om det däremot rör sig om en kontokortsfaktura är de ekonomiska händelser som ligger till grund för kontokortsföretagets fordran på kontokortsinnehavaren att betrakta som likartade ekonomiska händelser för kontokortsföretaget och fakturan kan användas som gemensam verifikation. För kontokortsinnehavaren är det dock ofta inte fråga om likartade ekonomiska händelser eftersom inköpen kan avse helt skilda saker och fakturan kan då inte användas som gemensam verifikation. De enskilda ekonomiska händelserna som kontokortsfakturan avser kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag.

Exempel på ekonomiska händelser som genereras automatiskt är sådana ekonomiska händelser som görs genom periodisk databearbetning (ofta masstransaktioner), t.ex. räntor, hyror och avgifter.

Andra likartade ekonomiska händelser som av praktiska skäl kan vara lämpliga att sammanföra i en gemensam verifikation är t.ex. löner m.m. som sammanförs i en lönelista eller betalningar av leverantörsskulder som framgår av en betalningsavi eller motsvarande från banken.

Normerande text

Den gemensamma verifikationen ska innehålla eller hänvisa till de uppgifter som enligt 3 kap. 9 § första stycket LKBR ska ingå i en verifikation, se kapitel 5.

När det gäller gemensam verifikation för andra likartade ekonomiska händelser finns det inte någon motsvarande bestämmelse utan alla uppgifter som ska ingå i en verifikation ska finnas med.

Sambandet mellan den gemensamma verifikationen och de olika bokförda ekonomiska händelserna ska gå att fastställa utan svårighet enligt 3 kap. 9 § andra stycket LKBR.

Kommentar

För samlingsfakturor och automatiskt genererade ekonomiska händelser kan vissa uppgifter ersättas på sätt som framgår nedan.

Normerande text

I en gemensam verifikation för ekonomiska händelser som sammanförs i en samlingsfaktura får uppgifterna om när de enskilda ekonomiska händelserna har inträffat och vad de avser enligt 3 kap. 9 § första stycket LKBR ersättas med en uppgift om

a.

vilken period samlingsfakturan avser, och

b.

den kvantitet av varje vara eller omfattning av varje tjänst som totalt har levererats respektive utförts under perioden.

Kommentar

Annan lagstiftning kan innehålla regler som ställer ytterligare krav på innehållet i en samlingsfaktura. Ett exempel är mervärdesskattelagen (2023:200).

I samband med leveransen upprättas ofta följesedlar som underlag för samlingsfakturan. Av kapitel 5 framgår om följesedlarna utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras.

Normerande text

I en gemensam verifikation för automatiskt genererade ekonomiska händelser får uppgifterna enligt 3 kap. 9 § första stycket LKBR ersättas med en uppgift om

a.

datum när verifikationen sammanställts

b.

vilken period transaktionerna avser

c.

transaktionstyp

d.

beloppet per transaktionstyp

e.

totalbelopp.

Den gemensamma verifikationen ska hänvisa till andra av systemet producerade sammanställningar av ekonomiska händelserna där delbelopp per transaktionstyp och motpart framgår.

Kommentar

Exempel på transaktionstyper vid hyresdebitering är bostadshyra, lokalhyra och hyra för garageplats.

En förutsättning för att få använda en gemensam verifikation vid automatiskt genererade ekonomiska händelser är att det i systemet är möjligt att få fram sammanställningar, t.ex. kontoutdrag och fakturor, av vilka det går att utläsa delbelopp per kund, konto eller liknande. Sambandet mellan bokföringsposten, den gemensamma verifikationen och sammanställningarna ska gå att följa utan svårighet.

Normerande text

Gemensam verifikation vid försäljning mot kontant betalning får användas, om

a.

försäljningen registreras i ett kassaregister, eller

b.

försäljningen avser mindre belopp.

Kommentar

Kommuner som använder kassaregister får alltid använda gemensam verifikation, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte.

I kommuner som inte använder kassaregister får gemensam verifikation användas om försäljningen avser mindre belopp.

Kommuner som utfärdar så kallade kontantfakturor i stället för att använda kassaregister kan inte använda gemensam verifikation. Kontantfakturorna från en dags försäljning kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag.

I LKBR anges att det är försäljningen som får dokumenteras genom gemensam verifikation. Görs kontanta inköp, ska det finnas en enskild verifikation för inköpet. Inköpet får inte ingå i den gemensamma verifikationen, oavsett om det registreras i kassaregistret eller inte.

Normerande text

I kommuner som använder kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitton samt kontrollremsor eller journalminnen. Vid försäljning från myntautomat med kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av motsvarande uppgifter om den löpande registreringen och en sammanställning över de registrerade ekonomiska händelserna.

I kommuner som inte använder kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa, om inte annat framgår nedan. I kassarapporten ska anges

a.

vilken dag den avser,

b.

på vilken eller vilka orter försäljningen gjorts, och

c.

summan av dagens försäljning.

Vid försäljning från myntautomat som saknar kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per automat. I kassarapporten ska anges

a.

vilken period den avser,

b.

vilken automat den avser, och

c.

summan som fanns i automaten vid tömning.

Dokumenteras försäljningen i en gemensam verifikation, ska försäljningen delas upp på

a.

kontantförsäljning, och

b.

försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel samt försäljning mot faktura.

Ingår försäljning mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura i en gemensam verifikation, ska även en sammanställning över dessa försäljningar ingå i den gemensamma verifikationen. I förekommande fall ska även de enskilda köpnotorna ingå.

Kommentar

I rekommendationen anges vad en gemensam verifikation ska bestå av när kassaregister används. Kontrollremsor innehåller uppgifter om den löpande registreringen i kassaregistret. Motsvarande uppgifter i elektronisk form kallas journalminne. Ett tömningskvitto är en sammanställning över ekonomiska händelser för en dag. Tömningskvittot benämns i många kassaregister Z-dagrapport.

I 3 kap. 9 § första stycket LKBR anges vilka uppgifter som ska ingå i en verifikation. I rekommendationen finns en undantagsbestämmelse som innebär att om det är förenat med svårighet att låta en uppgift ingå i verifikationen så får den utelämnas, se kapitel 5. Det är uppgiften om motpart som får utelämnas om kundkretsen i huvudsak är anonym eller om kundkretsen i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i kommunens kassaregister.

Vid försäljning från myntautomat som har ett system som registrerar försäljningen av varorna (kassaregister) ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitton samt antingen kontrollremsor eller journalminnen. Om myntautomaten inte har ett sådant system ska det i stället upprättas en kassarapport. Ett mekaniskt räkneverk i en myntautomat anses inte vara ett kassaregister. Den gemensamma verifikationen ska även innehålla en sammanställning över försäljningen mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura. Vid försäljning mot kontokort motsvaras sammanställningen av de uppgifter som kommunen skickar till kontokortsföretaget. Sammanställningen visar säljarens fordran på kontokortsföretaget och används också för att kontrollera att kommunen får betalt för fordran. Sammanställningen innehåller normalt inte alla relevanta uppgifter från de ingående köpnotorna varför köpnotorna, i pappersform eller i elektronisk form, också ska ingå i den gemensamma verifikationen. Vid försäljning mot andra elektroniska betalningsmedel, t.ex. Swish eller elektroniska presentkort, kan sammanställningen behöva hämtas från operatörens respektive inlösenföretagets webbplats.

Lagtext

Kommentar

Räkenskapsinformation är sammanställningar av uppgifter, till exempel uppgifterna i en verifikation.

I vilka fall en följesedel, en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktion ska ingå i en verifikation och därmed är räkenskapsinformation framgår av kapitel 5.

Räkenskapsinformation är en allmän handling. Handlingen kan omfattas av sekretess om stöd finns i offentlighets- och sekretesslagen. Krav på hantering och gallring av allmänna handlingar regleras i kommuner vanligtvis genom informationshanteringsplaner som upprättas för att stödja arkivlagens krav. Detta innebär att hanteringen av räkenskapsinformation bör beskrivas i dessa planer.

Lagtext

Kommentar

Syftet med bestämmelsen i 2 kap. 4 § punkt 2 LKBR är att kommuner ska spara avtal som är av sådan vikt att de har en självständig ekonomisk betydelse för att kunna bedöma kommunens ekonomi.

Avgörande är om den enskilda handlingen har särskild betydelse för kommunen. Vid bedömningen beaktas både handlingens innehåll och kommunens verksamhet och storlek.

Handlingar som ofta har en sådan särskild betydelse att de utgör räkenskapsinformation är t.ex. viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, tillståndsbevis, avtal, och skuldebrev.

Avtal och andra handlingar kan dock utgöra räkenskapsinformation på annan grund än att de är av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Det gäller t.ex. om det i en verifikation hänvisas till ett hyresavtal angående avtalad månadshyra. Avtalet utgör då en del av verifikationen och blir räkenskapsinformation redan av denna anledning.

Lagtext

Kommentar

Uppgifter som ofta är räkenskapsinformation enligt 2 kap. 4 § punkt 3 LKBR är t.ex. instruktioner om redovisningsprinciper, instruktioner om behörighet, krypteringsnycklar, kontoutdrag, lagerinventeringslistor och EDI-avtal. En del av dessa uppgifter är räkenskapsinformation redan på den grund att de ingår i kommunens systemdokumentation, se kapitel 9. Ett annat exempel på uppgifter som kan vara räkenskapsinformation enligt 2 kap. 4 § punkt 3 LKBR är dokumentation av avstämningar.

En kommun kan i vissa fall behöva ta fram riktlinjer för hur den tillämpar en rekommendation, exempelvis om hur kommunen arbetar med omprövning av nyttjandeperioder och restvärden vid redovisning av anläggningstillgångar eller i samband med arbetet med de sammanställda räkenskaperna. Riktlinjerna kan till exempel avse följande:

• vilka enheter som ska ingå,

• var förvärvsanalyser ska förvaras, samt

• var verifikationer för koncernbokningar, såsom justering till enhetliga redovisningsprinciper eller eliminering av interna poster, ska förvaras.

3 kap 12 § första stycket LKBR

Räkenskapsinformation ska bevaras i

1. vanlig läsbar form (pappershandling), eller

2. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift.

Lag (2024:345)

Lagtext

Normerande text

Räkenskapsinformation som kommunen hämtar via någon annans webbplats eller liknande får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att bevaras.

Kommentar

Med räkenskapsinformation som kommunen har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till kommunen från en motpart i en ekonomisk händelse som ett led i den ekonomiska händelsen. Det innebär att den räkenskapsinformation som en uppdragstagare sammanställer åt en kommun är att likställa med information som upprättats internt i kommunen, om den inte avser en ekonomisk händelse där kommunen och uppdragstagaren är motparter.

Uttrycket kom till kommunen innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till kommunen. Har kommunen anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till kommunen redan när den togs emot av den som kommunen anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för kommunens räkning.

Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen hade när den kom till kommunen. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Det innebär att det är just den pappershandling eller elektroniska handling som kommunen tagit emot som ska sparas. Enligt 3 kap. 14 § LKBR får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående bevarandetiden.

Räkenskapsinformation i elektronisk form

En elektronisk handling med räkenskapsinformation ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när kommunen tog emot den. Elektroniska handlingar är t.ex. pdf-filer, e-fakturor, sms och mejl. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela bevarandetiden.

Kommunen kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en pdf-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 3 kap. 14 § LKBR tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Även uppgifter som hämtas från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Sådan information får sparas i det format i vilken informationen är avsedd att presenteras i kommunen, se punkt 7.3.

Även räkenskapsinformation som kommunen hämtar från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till kommunens bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i kommunen.

Det är de uppgifter som finns på webbplatsen och som hämtas som ska sparas eftersom informationen anses mottagen när den finns tillgänglig på webbplatsen. Lägger kommunen till eller ändrar någon uppgift i en verifikation ska bestämmelsen om komplettering i punkt 5.8 tillämpas. Väljer kommunen att skriva ut räkenskapsinformationen på papper i stället för att spara den elektroniskt ska bestämmelserna om överföring i 3 kap. 14 § LKBR tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Lagtext

Normerande text

Räkenskapsinformation som kommunen själv har upprättat anses sammanställd enligt 3 kap. 12 § andra och tredje stycket LKBR när den fått den form i vilken den är avsedd att bevaras i kommunen.

Riktlinjer för tillämpning av rekommendationer och beskrivningar av redovisningen är att betrakta som räkenskapsinformation.

Kommentar

Eftersom räkenskapsinformation som kommunen själv har upprättat ska sparas i den form den är avsedd att bevaras måste kommunen ha tagit ställning till presentationsformen. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform eller presentationsformat. En kommun kan t.ex. ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form i formatet pdf medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Hur kommunen har valt att presentera räkenskapsinformationen kan behöva anges i kommunens samlingsplan, se kapitel 9.

En kommun som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om kommunen upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är kommunens val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Till räkenskapsinformation som kommunen själv har upprättat räknas även sådan information som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult eller ett företag som sköter faktureringsfunktionen, sammanställer åt kommunen.

Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen fick när den sammanställdes. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Enligt 3 kap. 14 § LKBR får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående bevarandetiden.

I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. presentationer i registreringsordning och systematisk ordning samt behandlingshistorik. Det innebär att om sådan räkenskapsinformation till exempel skrivs ut för att sparas på papper, är utskriften en överföring enligt 3 kap. 14 § LKBR.

Kommunen kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Ändras formatet, till exempel vid ett byte till ett annat bokföringssystem, ska bestämmelserna om överföring i 3 kap. 14 § LKBR tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Det innebär att handlingarna och uppgifterna i det gamla systemet endast får förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

En kommun kan i vissa fall behöva ta fram riktlinjer för hur den tillämpar en rekommendation eller rena beskrivningar av redovisningen. Det kan t.ex. gälla hur kommunen arbetar med omprövning av nyttjandeperioder och restvärden vid redovisning av anläggningstillgångar eller i samband med arbetet med de sammanställda räkenskaperna där riktlinjerna kan avse vilka enheter som ska ingå, var förvärvsanalyser ska förvaras, var verifikationer för koncernbokningar, såsom justering till enhetliga redovisningsprinciper eller eliminering av interna poster, ska förvaras.

Sådana riktlinjer och beskrivningar av redovisningen utgör räkenskapsinformation och kan t.ex. omfatta:

• Rutin för systematisk omprövning av nyttjandeperiod och restvärde.

• Klassificering av jämförelsestörande poster.

• Avskrivningstider.

• Gränsvärde för aktivering av anläggningstillgångar.

• Periodiseringsrutiner.

• Hantering av osäkra kundfordringar.

• Överföring av filer och integrationer.

• Inventeringsrutiner.

• Beskrivning av hur sammanställda räkenskaper upprättas.

Lagtext

Kommentar

Att årsredovisningen ska upprättas i vanlig läsbar form innebär att den ska upprättas på papper, och alltså inte digitalt, och med hjälp av bokstäver, siffror och andra vanliga tecken (Prop. 2017/18:149).

Lagtext

Normerande text

Om kommunen inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner måste både den ursprungliga handlingen och den nya sparas under hela bevarandetiden.

Kommentar

Överföring av räkenskapsinformation kan göras om kommunen vill arbeta med eller spara uppgifterna i en annan form eller ett annat format än den i vilken de togs emot eller upprättades. Bestämmelsen i 3 kap. 14 § LKBR innebär att räkenskapsinformation får föras över från en pappershandling till en elektronisk handling, t.ex. genom digitalisering av ett papperskvitto eller inskanning av en pappersfaktura. Bestämmelsen innebär också att räkenskapsinformation får föras över från en elektronisk handling till en pappershandling, t.ex. genom utskrift av en pdf-faktura. Överföring får också göras inom en lagringsform, dvs. från en pappershandling till en annan pappershandling eller från ett elektroniskt format, till exempel pdf, till ett annat elektroniskt format.

Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva överföras (konverteras) till kommunens system. T.ex. kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturorna till ett format som kommunens system kan läsa.

En elektronisk handling med räkenskapsinformation kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier eller lagringsplatser utan att det är fråga om en överföring enligt 3 kap. 14 § LKBR. Detta under förutsättning att handlingens format är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före.

En förutsättning för att handlingar ska få förstöras efter överföring är att överföringen görs på ett betryggande sätt. Överföringen får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska göras med hänsyn till bl.a. tekniska metoder och organisatoriska åtgärder.

Det är kommunen själv som ansvarar för att såväl de tekniska lösningarna för överföringarna som organisationen kring överföringarna utformas på ett sådant sätt att det inte föreligger risk för att räkenskapsinformationen ändras eller går förlorad. Det kan handla om säkerhet och kontrollfunktioner i den programvara och den utrustning som används för överföringar. Det kan också handla om rutiner och instruktioner för överföringarna eller kontrollfunktioner. Om arbetet med överföringar är utlagt på en extern aktör, till exempel en redovisningskonsult eller en inskanningscentral, måste kommunen försäkra sig om att de överföringar som görs för kommunens räkning genomförs i enlighet med bestämmelsen. Hur en kommun bör organisera och genomföra överföringar av räkenskapsinformation får bedömas från fall till fall och kan antas variera beroende på exempelvis verksamhetens storlek och komplexitet.

Exempel på kontroller som kommunen behöver göra innan en handling förstörs är att alla uppgifter i ett kvitto eller en faktura som fotograferas eller skannas kommit med i överföringen och att uppgifterna är läsbara och tydliga efter överföringen. Kommunen måste också kontrollera att alla sidor i kvittot eller fakturan är överförda.

Om kommunen inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, ska räkenskapsinformationen sparas i den form och det format den togs emot. Den överförda informationen anses då vara en hänvisningsverifikation. Enligt avsnitt 5.4 ska det av hänvisningsverifikationen eller kommunens systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om den ekonomiska händelsen förvaras.

Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lag, t.ex. LKBR, mervärdesskattelagen (2023:200), samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för kommunen själv vid bedömningen av den ekonomiska händelsen får aldrig förändras eller försvinna vid en överföring. Utöver sådana uppgifter kan verifikationer även innehålla annan information, t.ex. reklam eller personliga hälsningar. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information från elektroniska verifikationer får bedömas mot bakgrund av bestämmelserna om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla samt övriga bestämmelser om vad som utgör räkenskapsinformation. Logotyp, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från elektroniska verifikationer.

Även om kommunen uppfyller kraven i 3 kap. 14 § och därmed kan förstöra en ursprunglig handling enligt LKBR, kan den ursprungliga handlingen behöva sparas av andra anledningar, t.ex. till följd av tullagstiftningen.

En överföring kan göras när som helst under bevarandetiden.

Så länge överföringar görs på sådant sätt att det inte finns någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, får ett obegränsat antal överföringar göras. Det är alltså tillåtet att t.ex. först föra över information från en pappershandling till en pdf och därefter föra över informationen från pdf:en till en elektronisk handling i ett annat format. Den slutliga handlingen ska sparas under den återstående bevarandetiden. Däremot finns det inget krav på att pdf:en ska sparas. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltså alltid bevaras under hela bevarandetiden. Efter en överföring tillämpas arkiveringsreglerna på den handling som räkenskapsinformationen har överförts till. Bestämmelser om arkivering finns i kapitel 8.

En kommun som överför räkenskapsinformation behöver normalt beskriva detta i sin systemdokumentation, t.ex. i samlingsplanen, se punkt 9.2 c. Kommunen ska t.ex. beskriva de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som används för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, om det behövs för att ge en överblick över bokföringssystemet. En fakturaväxel är en del av bokföringssystemet och ska därför framgå av samlingsplanen, se avsnitt 9.1.

3 kap. 13 § första stycket LKBR

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret (bevarandetid). De ska både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Lag (2024:345)

3 kap. 13 § första stycket, första och tredje meningen LKBR

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga.

– – –

De ska både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Lag (2024:345)

Normerande text

Elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras. Motsvarande gäller räkenskapsinformation som inte längre används i det löpande bokföringsarbetet, men som lagras på ett lagringsmedium på vilket data läggs till eller uppdateras.

Hur ofta räkenskapsinformationen ska säkerhetskopieras får bedömas med hänsyn till förhållandena i den enskilda kommunen.

Kommentar

Det generella kravet på att förvaring och transport ska ske på betryggande sätt gäller även för elektronisk räkenskapsinformation. Elektronisk räkenskapsinformation ska därför säkerhetskopieras regelbundet.

Hur ofta det behöver göras beror bl.a. på verksamhetens omfattning och intensitet. I kommuner med många ekonomiska händelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små kommuner med få ekonomiska händelser kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiering görs en gång i månaden eller, om den löpande bokföringen har senarelagts enligt punkterna 3.7–3.9, i samband med att bokföringen görs. Kommuner som har avtalat med någon annan, t.ex. en programleverantör eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta säkerhetskopieringen måste försäkra sig om att säkerhetskopieringen anpassas till kommunens förutsättningar.

Kommunen behöver också ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, dvs. risken för att räkenskapsinformationen försvinner eller inte går att läsa. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela bevarandetiden, måste kommunen vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.

Normerande text

En kommun ska upprätta en plan för att kunna överblicka den arkiverade räkenskapsinformationen. Av planen ska framgå

a.

vad som arkiverats, och

b.

var det förvaras.

Om det behövs, ska det av planen även framgå hur arkivet är uppbyggt.

Kommentar

I LKBR:s krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick ligger att räkenskapsinformationen ska förvaras så att t.ex. revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantagna innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit.

Ett arkiv behöver inte vara organiserat så att granskaren genast kan hitta all information utan hjälp från kommunen. Däremot ska det vara möjligt att omedelbart överblicka arkivets innehåll. Det är därför nödvändigt att en kommun upprättar en plan i detta syfte. Planen ska ingå i kommunens systemdokumentation.

Planen ska beskriva hur handlingar ska förvaras, bevaras och gallras, samt ange var informationen finns och hur den hanteras.

Om det behövs, ska det av planen framgå hur arkivet är uppbyggt. Det kan t.ex. behövas om räkenskapsinformation förvaras på olika platser under bevarandetiden.

Vad gäller elektronisk räkenskapsinformation kan en beskrivning behövas av hur den elektroniska arkiveringen är organiserad och hur de lagrade uppgifterna kan skrivas ut på papper, så att det är möjligt att ta fram informationen under hela bevarandetiden även om kommunen skulle byta hårdeller mjukvara.

I kravet på åtkomlighet ligger att kommunen inte får organisera arkiveringen så att den i realiteten inte själv har tillgång till räkenskapsinformationen och därigenom inte heller kan göra det möjligt för andra att få tillgång till den. Förvaras räkenskapsinformation hos ett skanningsföretag eller hos ett arkiveringsföretag, måste den bokföringsskyldiga kommunen säkerställa att den genom avtal eller på annat sätt har tillgång till informationen. Att räkenskapsinformation i dessa fall inte alltid är omedelbart tillgänglig får accepteras.

Ovanstående gäller även kommuner som använder internetbaserade bokföringsprogram eller andra arkiveringstjänster där räkenskapsinformation förvaras elektroniskt hos annan än kommunen. Kommunen måste säkerställa, t.ex. genom avtal, att den har tillgång till all räkenskapsinformation, den löpande bokföringen, behandlingshistorik m.m. under hela bevarandetiden och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör.

3 kap. 13 § LKBR

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska minst bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av räkenskapsåret (bevarandetid). De ska både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga under hela bevarandetiden.

Lag (2024:345)

Lagtext

Kommentar

Överföring av räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7.

Paragrafen reglerar endast möjligheten att förstöra handlingar som har använts för att bevara räkenskapsinformation efter en överföring av informationen. Övriga krav i lagen, så som kravet i 3 kap. 13 § LKBR på varaktig och betryggande förvaring, måste uppfyllas även efter överföringen. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltid bevaras under hela bevarandetiden. Efter överföringen ska den handling som informationen förts över till bevaras under den återstående bevarandetiden.

Pappershandlingar förstörs genom att den fysiska informationsbäraren, dvs. materialet, förstörs. En elektronisk handling förstörs i stället genom att informationsinnehållet raderas eller görs permanent oläsligt.

Lagtext

Normerande text

Med utgången av räkenskapsåret ska förstås utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

3 kap. 1 § fjärde punkten LKBR

Bokföringsskyldigheten innefattar att

– – –

4.

bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 12 § första stycket 1 eller 2.

Lag (2018:597)

Avtal om arkivering

En kommun kan avtala med någon annan, t.ex. ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta hela eller delar av arkiveringen. Använder kommunen ett internetbaserat bokföringsprogram innebär det ofta att en viss del av arkiveringen sköts av programleverantören.

Ett avtal om arkivering kan aldrig befria den bokföringsskyldiga kommunen från ansvaret för arkiveringen. Kommunen måste försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det utan dröjsmål går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela bevarandetiden.

Kontoplan

Om kommunen använder en standardkontoplan, t.ex. Kommun-BAS, räcker det med att hänvisa till denna i systemdokumentationen. Avvikelser från standardkontoplanen, t.ex. tillägg av konton, ska dock särskilt framgå. Om hänvisning görs till en standardkontoplan, blir även standardkontoplanen en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsredovisning upprättas

Det behövs inte någon beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsredovisning upprättas om detta framgår av kontoplanen, t.ex. av kontonamnen. Hur konton sammanställs när årsredovisning upprättas kan också framgå av rubrikerna eller på annat sätt i kontoplanen.

Finns beskrivningar, t.ex. konteringsinstruktioner, i ett annat dokument räcker det med att hänvisa till det dokumentet i systemdokumentationen. Om hänvisning görs till ett annat dokument, blir även det dokumentet en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Samlingsplan

Samlingsplanen ska ge en helhetsbild över bokföringssystemet. Den visar vilka delar bokföringssystemet består av, sambanden mellan dessa delar samt i övrigt hur bokföringssystemet är uppbyggt. System för orderlagerfakturering, reskontra, lönesystem, kassaregister och fakturaväxel är exempel på delar av ett bokföringssystem.

I beskrivningen av hur bokföringssystemet är uppbyggt kan det t.ex. behöva ingå uppgifter om

• i vilken omfattning systemet är datorbaserat eller manuellt,

• standardsystem eller anpassade system används,

• bokföringen sköts inom kommunen eller utanför,

• hur ofta bokföring för presentation i registreringsordning och systematiskt ordning görs,

• kommunen har flera presentationer i registreringsordning,

• vilken form och vilket format räkenskapsinformationen har,

• räkenskapsinformation överförs enligt 3 kap. 14 § LKBR, och

• hur bokförda poster kan läsas.

Dokumentationen av sambanden mellan bokföringssystemets delar kan bl.a. beskriva hur delsystemen påverkar presentationen i registreringsordning och systematisk ordning, t.ex.

• om det vid registrering i delsystemet samtidigt och automatiskt sker uppdatering i presentationen i registreringsordning och systematisk ordning,

• om uppdatering i presentationen i registreringsordning och systematisk ordning sker transaktion för transaktion eller aggregerat,

• om uppdatering sker integrerat eller om en fil uppdaterar presentationen i registreringsordning och systematisk ordning, och

• hur ofta uppdatering sker.

Samlingsplanen kan också behöva innehålla beskrivningar av hur räkenskapsinformation skapas under en ekonomisk händelses väg till att bli bokförd för presentation i systematisk ordning. Ett varuinköp kan t.ex. bokföras både i lagerbokföringen och i leverantörsreskontran innan den bokförs i systematisk ordning. Samlingsplanen kan även beskriva vilken räkenskapsinformation som framställs i samband med årsredovisning, t.ex. anläggningsregister samt specifikationer av fordringar och skulder.

Hur detaljerad samlingsplanen behöver vara beror på bokföringssystemets omfattning och komplexitet.

Plan för att överblicka arkiverad räkenskapsinformation

En kommun ska upprätta en plan för att kunna överblicka den arkiverade räkenskapsinformationen. Av planen ska framgå vad som arkiverats, var det förvaras och vid behov även hur arkivet är uppbyggt. Planen utgör en del av systemdokumentationen. Planen kan ha olika benämningar t.ex. arkivplan, informationshanteringsplan eller gallringsplan. Syftet är dock att ge en överblick av vilken räkenskapsinformation som arkiveras och var den förvaras. Om det behövs ska det även framgå hur arkivet för räkenskapsinformation är uppbyggt.

Kommentar

För att systemdokumentationen ska ge den överblick över bokföringssystemet som LKBR kräver kan ytterligare beskrivningar behövas, utöver de grundläggande kraven. Förekomsten av automatkonteringar, flera verifikationsnummerserier eller flera datorbaserade delar i bokföringssystemet är exempel på när ytterligare beskrivningar behövs.

Nedan anges när beskrivningar behövs över hur verifikationerna identifieras, verifieringskedjor, behandlingsregler eller informationsflöden, men det kan även finnas annat som behöver beskrivas för att LKBR:s krav på överblick ska vara uppfyllt.

Vid en bedömning av vad som behöver beskrivas ska hänsyn tas till att en extern granskare ska kunna förstå och överblicka systemet. Ju mer komplext ett bokföringssystem är desto mer kompletterande dokumentation behövs för att det ska gå att förstå och få överblick över systemet.

Normerande text

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av hur verifikationer identifieras, om

1. flera verifikationsnummerserier används,

2. identifieringen görs på annat sätt än numeriskt, eller

3. det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå hur verifikationerna identifieras.

Om flera verifikationsnummerserier används, ska det av beskrivningen framgå hur serierna är indelade och vilken tidsperiod de omfattar.

Kommentar

Hur verifikationer ska identifieras framgår av kapitel 5 under rubriken Verifikationsnummer.

Normerande text

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av verifieringskedjor, om

1. olika identifieringstecken används för samma ekonomiska händelse i olika delar av bokföringssystemet,

2. verifieringskedjorna byggts upp på olika sätt för olika bokföringsposter eller i olika delar av bokföringssystemet,

3. hänvisningar och identifieringstecken inte klart framgår av räkenskapsinformationen, eller

4. det av något annat skäl behövs för att det ska gå att följa verifieringskedjor.

En verifieringskedja utgörs av hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa en ekonomisk händelse från verifikation, via presentationerna i registreringsordning och systematisk ordning, till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt.

Kommentar

Exempel på hänvisningar och identifieringstecken är löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer. I en enkel verifieringskedja används vanligen bara verifikationsnummer och kontonummer. I ett bokföringssystem som består av flera delar kan verifieringskedjan vara mer komplicerad och bestå av flera olika identifieringstecken för samma ekonomiska händelse, t.ex. löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer.

Beskrivningen av verifieringskedjan kan exempelvis visa hänvisningar och identifieringstecken i

• bokföringssystemets olika delar,

• speciellt utformade avstämningsunderlag (t.ex. journaler eller sammandrag, dvs. länkar mellan olika delar av bokföringssystemet eller mellan presentationen i registreringsordning och verifikationen), eller

• balans- och resultatrapport, dvs. sammanställningar av presentationen i systematisk ordning.

Beskrivningen ska omfatta varje speciell typ av verifieringskedja som kan vara svår att följa. Beskrivs verifieringskedjor i programmens manualer, räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Normerande text

En behandlingsregel är en instruktion eller liknande för t.ex. beräkning av belopp som ska bokföras, kontering, och sammanställning av uppgifter i årsredovisning.

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna, om

1. det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto, kod eller belopp i en bokföringspost,

2. det förekommer behandlingsregler som skapar nya bokföringsposter, eller

3. det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna.

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av behandlingsregler även om det behövs för att förstå hur uppgifter i en verifikation enligt 3 kap. 8 § LKBR eller hur uppgifter i en bokföringspost avseende registreringsordning, redovisningsperiod och verifikationsnummer tagits fram.

Kommentar

Behandlingsregler kan baseras på lagar, avtal, vissa generella uppgifter såsom referensränta, index etc. och omfattar såväl manuella som datorbaserade funktioner. Behandlingsregler styr bland annat de automatiska funktioner som används i datorbaserade bokföringssystem, t.ex. konteringsregler och automatkonteringar.

Det är viktigt att behandlingsregler som har betydelse för förståelsen av skillnader mellan uppgifter i en verifikation och vad som bokförts dokumenteras. Systemdokumentationen ska därför alltid beskriva automatkonteringar, dvs. behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto eller belopp i en bokföringspost eller skapar helt nya bokföringsposter. Exempel på automatkonteringar är automatiskt skapade interimsposter eller när sociala avgifter eller semesterlöneskuld automatiskt beräknas och bokförs i samband med bokföring av lön.

Exempel på behandlingsregler som kan behöva beskrivas är

• behandlingsregler i system som skapar kundfakturor,

• behandlingsregler för hur verifikationer skapas, t.ex. gemensamma verifikationer där sambandet med underlaget inte klart framgår av verifikationen, eller

• manuella behandlingsregler.

Behandlingsregler som påverkar de uppgifter som ska finnas i en verifikation eller i en bokföringspost ska också beskrivas. Enligt 3 kap. 9 § LKBR ska en verifikation innehålla uppgift om när den sammanställts, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. De uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost är registreringsordning, redovisningsperiod samt verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken.

När datorbaserade behandlingsregler beskrivs i programmens manualer räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Manuella behandlingsregler och datorbaserade behandlingsregler som inte beskrivs i manualer dokumenteras särskilt, t.ex. i kommunens redovisningsinstruktioner eller redovisningshandböcker som en del av kommunens systemdokumentation. Om hänvisning görs till manualer, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Normerande text

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av informationsflöden. Beskrivningen ska omfatta alla flöden som berör bokföringssystemet inklusive de delar som skapar eller bearbetar bokföringsposter. Om bokföringsposterna följer skilda behandlingsvägar, ska det framgå vilken typ av bokföringspost som följer respektive väg.

Kommentar

Både information mellan olika delar av bokföringssystemet och information till och från respektive del ska beskrivas. Detta kan med fördel göras i samlingsplanen.

Kommentar

Systemdokumentationen kan, utöver vad som anges ovan behöva innehålla ytterligare beskrivningar av bokföringssystemet för att ge den överblick över systemet som LKBR kräver. Det kan t.ex. behövas en beskrivning när hänvisningsverifikationer används och det inte framgår av hänvisningsverifikationen var den ursprungliga uppgiften om den ekonomiska händelsen förvaras.

Normerande text

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av hur elektronisk räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling.

Kommentar

Enligt 3 kap. 12 § LKBR ska elektroniska handlingar med räkenskapsinformation, t.ex. kundfakturor som arkiveras elektroniskt, omedelbart kunna tas fram i en pappershandling. I systemdokumentationen ska det därför finnas beskrivningar av hur detta kan göras. Om beskrivning finns i programmens manualer, räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Bestämmelsen omfattar även användande av krypteringsnycklar och behörighetskoder. Det innebär att det av systemdokumentationen ska framgå hur krypterad räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling samt hur en extern granskare kan få tillgång till kommunens räkenskapsinformation om behörighetskoder används.

Normerande text

I kommuner som använder kassaregister ska systemdokumentationen innehålla en beskrivning av

1. kassaregistrets delar och hur dessa samverkar, samt

2. programmeringar och inställningar.

Kommentar

Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster.

Kravet på systemdokumentation för kassaregister gäller alla kommuner som använder kassaregister, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte. Systemdokumentationen behövs för att en extern granskare ska kunna förstå hur kassaregistret har behandlat de ekonomiska händelserna.

Beskrivningen vilka delar kassaregistret består av och hur de samverkar finns normalt i de manualer som hör till kassaregistret. Det räcker i det fallet med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Uppgift om programmeringar och inställningar kan i många kassaregister tas fram med hjälp av en funktion för utskrift av inställda programmeringar. Om gjorda programmeringar och inställningar kommer ut i form av koder, ska kommunen, med hjälp av t.ex. manualer, kunna förklara vad koderna innebär. Ett exempel på en uppgift som ska framgå är inställd mervärdesskattesats.

Lagtext

Kommentar

Behandlingshistoriken ska göra det möjligt att i efterhand, t.ex. vid interna och externa kontroller, se när en bearbetning är gjord, i vilken turordning olika bearbetningar har gjorts och vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter. Det ska utan svårighet gå att konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler m.m. som gällde vid en viss tidpunkt.

Hur behandlingshistoriken ska utformas varierar mellan olika bokföringssystem. Varje kommun ska utforma behandlingshistoriken så att den är anpassad till kommunens bokföringssystem och LKBR:s krav. Behandlingshistoriken kan antingen framställas separat eller ingå i annan räkenskapsinformation. Exempel på det senare är när ändringar i kontoplanen syns direkt i kontoplanen eller när behandlingshistoriken för ett kassaregister finns i journalminnet. I många bokföringsprogram och kassaregister skapas och lagras behandlingshistorik automatiskt och kan skrivas ut vid behov.

Kravet på behandlingshistorik gäller både datorbaserade och manuella system, men i manuella system framgår normalt behandlingshistoriken av bokföringen.

Behandlingshistoriken är räkenskapsinformation och ska därmed arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Normerande text

Behandlingshistoriken ska visa de bokföringsposter som har tillförts bokföringssystemet samt – i datorbaserade system – registreringsdatum.

Behandlingshistoriken ska även beskriva förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsposternas behandling samt när dessa förändringar infördes.

Kommentar

Registreringsdatum är det datum bokföringsposten har tillförts systemet, vilket inte behöver vara samma datum som den ekonomiska händelsen hänförts till.

Exempel på förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsposternas behandling är när nya programversioner eller nya delsystem tas i bruk, när ändringar görs i fasta registeruppgifter, t.ex. procentsats för automatkontering av mervärdesskatt eller sociala avgifter, eller när konton läggs till i kontoplanen. Förändringar i bokföringssystemet som inte påverkar bokföringsposternas behandling, t.ex. ändringar i kommunens kundregister, omfattas inte av kraven på behandlingshistorik.

Kommentar

Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster.

Normerande text

Ett kassaregister är en del av bokföringssystemet och omfattas därför av bestämmelserna om behandlingshistorik.

Kommentar

Från ett kassaregister tas olika uppgifter fram som utgör underlag för bokföringen, t.ex. dagens försäljningssumma samt mervärdesskattebelopp fördelat på olika skattesatser. För att kunna förstå de uppgifter som ett kassaregister tar fram är det nödvändigt att veta hur kassaregistret har hanterat registrerade enskilda poster.

Normerande text

Kravet på behandlingshistorik innebär att förändringar i programmeringar och inställningar som påverkar bokföringen ska dokumenteras. När kassaregistret tas i bruk, och vid varje tillfälle en ändring görs av programmet eller dess inställningar, ska det dokumenteras vilka inställningar eller ändringar som har gjorts och när dessa gjordes.

Kommentar

Ett exempel på en ändring som ska dokumenteras är justering av inställd mervärdesskattesats.

I många kassaregister skapas och lagras behandlingshistorik automatiskt och kan skrivas ut vid behov. I ett certifierat kassaregister ska programmeringar och inställningar kunna utläsas av kontrollremsan eller journalminnet enligt bestämmelserna om kassaregister i skatteförfarandelagen (2011:1244).